Innan man lämnar in en ansökan om titeln docent ska man diskutera med en professor i ämnet bl.a. om antalet publikationer och området för docenturen.
Enligt kanslerns anvisningar får docenturerna inte vara för begränsade, och man ska inte precisera området med ord som ”i synnerhet”. I de flesta fall är det bra att följa de etablerade ämnesgränserna.
Vid bedömningen av den sökandes kompetens beaktas i synnerhet de vetenskapliga publikationernas kvalitet och omfattning. Därför är det viktigt att den sökande har gjort upp sin publikationsförteckning enligt anvisningarna.
Ansökan behandlas först av Pedagogiska fakultetens docentnämnd. Om nämnden bifaller ansökan föredras ärendet i fakultetsrådet.
Docentnämnden kan också avstå från att bifalla en ansökan. Meddelande om detta och motiveringen till beslutet sänds till den sökande. Samtidigt ger nämnden anvisningar om hur ansökan kan kompletteras. Den sökande kan begära att ärendet ska föredras trots att docentnämnden inte bifaller ansökan. I så fall för föredraganden ärendet till fakultetsrådet för beslutsfattande. Om den sökande inte vill att ärendet ska föredras i fakultetsrådet, förfaller det tills den sökande har lämnat in en kompletterad ansökan till docentnämnden för behandling.
Fakultetsrådet fattar beslut om de sakkunniga, varefter fakultetskansliet sänder ansökningsdokumenten och publikationerna till de sakkunniga.
Fakultetens pedagogiska nämnd bedömer den övergripande undervisningsförmågan hos den som ansöker om titeln docent. Bedömningen baserar sig på bedömningen av de pedagogiska meriter som har dokumenterats i ansökningshandlingarna och på bedömningen av undervisningsprovet. I regel måste den som ansöker om titeln docent ge ett offentligt undervisningsprov, om det inte av särskild anledning anses onödigt.
Efter att ha fått de sakkunnigas utlåtanden och utlåtandet om de pedagogiska meriterna gör fakultetsrådet en framställning till kanslern om beviljande av titeln docent.