Ar­kiv­tjäns­ter och re­gi­stra­tur

Besöksadress: Porthania, Universitetsgatan 3, 3:e vån.

Postadress: Arkivet och registraturen, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Kontakta oss: registratur@helsinki.fi

Servicenummer: 02941 22222 (registraturtjänster), 02941 22390 (arkivtjänster)

Öppen endast med bokad tid. Besök arkivet bara om du är frisk.

Arkivet är stängt 2.5.– 31.7. på grund av flytt. Ingen kundservice ges medan arkivet är stängt. Kopior av examensbevis fås fortfarande medan arkivet är stängt, men det kan förekomma förseningar i leveransen av kopior i maj - juli. Registraturen ger kundservice som förut.

• Informationstjänsten omfattar handlingar som finns i universitetets ärendehanteringssystem och arkiv.
• För att trygga smidig service ber vi våra kunder skicka in förfrågningar per e-post till adressen registratur@helsinki.fi eller ringa våra servicenummer. Kontakta oss i första hand per e-post.
• När förfrågan gäller handlingar som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar (med beaktande av dataskydd och offentlighetsprincipen), måste du uppge användningsändamålet för handlingarna och styrka din egen identitet.
• Om förfrågan gäller offentliga handlingar behöver du inte motivera din begäran.
• Om beställningen gäller ett mycket stort material, måste du på förhand komma överens om detaljerna för leveransen av materialet.
• Fyll i, skriv ut och sänd oss användningsavtalsblanketten när du gör en förfrågan.
• Materialet kan läsas i våra lokaler (hemlån är inte möjliga).
• Officiella kopior av examensbevis kan du beställa från den relevanta fakulteten eller från Studentservicen (https://guide.student.helsinki.fi/sv/artikel/studentservicen).
• Matrikelutdrag fram till år 2009 kan beställas från oss. Efter 2009 har inga matriklar sammanställts.
• Förfrågningar som gäller lediganslagna anställningar skickas till adressen rekrytointi@helsinki.fi.
• Studenternas begäranden om rättelse skickas till Rättsskyddsnämnden, se Den studerandes rättsskydd.

• Registraturen tar emot och registrerar inkommande handlingar.
• Du bekanta dig med handlingarna i registraturen inom ramen för offentlighetsprincipen.  Kontakta personalen och kom överens om en besökstid på förhand.
• Så lämnar du in handlingar till registraturen:
  • skicka in handlingen per e-post (registratur@helsinki.fi)
  • lämna in handlingen personligen
  • be någon annan lämna in handlingen
  • skicka in handlingen per post.
• Att skicka in handlingar är på avsändarens ansvar.
• Beakta tidsfristerna. Handlingen måste skickas in till registraturen före tidsfristen går ut. 
• "Ett elektroniskt meddelande anses ha kommit in till en myndighet när det finns tillgängligt för myndigheten i en mottagaranordning eller ett datasystem på ett sådant sätt att meddelandet kan behandlas. Kan ankomsttidpunkten för ett elektroniskt meddelande inte utredas på grund av att myndighetens elektroniska dataöverföringsmetod varit i olag eller ur bruk eller utredning inte kan läggas fram av någon annan jämförbar orsak, anses meddelandet ha kommit in vid den tidpunkt då det har avsänts, om tillförlitlig utredning om avsändningstidpunkten kan läggas fram."
• En elektronisk handling anses inte ha inkommit om det inte går att fastställa vem som är avsändare eller om innehållet inte kan öppnas. Använd allmänna filformat, t.ex. Word, Excel, Powerpoint, html eller pdf.
• Dataskyddsmeddelandena

I Arkki1640-systemet finns registeruppgifterna för det arkivmaterial som förvaras i Helsingfors universitets arkiv. Arkki1640-systemet innehåller också digitaliserade handlingar, bl.a. Helsingfors universitets årsberättelser från 1875–1994 och tryckta studentmatriklar från 1828–1916. Databasen kompletteras och uppdateras kontinuerligt.

Du kan bläddra i informationen antingen via sökblanketten (Sök) eller via katalogträdet (Bläddra).
För anvisningar om hur du använder systemet, tryck på knappen Användarguide.
Du kan ge respons om systemet till arkivets e-postadressen.

En av universitetets centrala dokumentserier som även används mycket för forskning är studentmatriklarna. Matriklarna innehåller grundläggande information om alla som studerat och skrivit in sig vid universitetet. Ingen heltäckande information från Kungliga Akademien i Åbo finns bevarad, men universitetet har sammanställt den existerande informationen i en databas, Studentmatrikeln 1640–1852.  Det har även gjorts en databas för studentmatrikeln för den påföljande tidsperioden, 1853–1899. Matriklarna från 1900–1907 är pdf-filer.

Studentförteckningar och studentmatriklar från 1800-talet är intressanta för släktforskare och även givande för annan kultur- och bildningshistoria: förteckningarna innehåller mikrohistorisk information från tiden för den finländska kulturens uppgång, och flera av våra nationella märkesmän förekommer i dem.

Statskalendern innehåller basuppgifter om cirka 40 000 myndigheter och tjänstemän och ger en täckande och aktuell bild av statsförvaltningen.  I kalendern presenteras även diplomatkåren och Europeiska unionens egentliga institutioner. Vidare innehåller kalendern en omfattande förteckning över examina och lärda grader samt finländska och utländska hederstecken.

Kontaktadress: valtiokalenteri@helsinki.fi