Beskrivning av Helsingfors universitets behörighetsregister

Beskrivning av Helsingfors universitets behörighetsregister

IT-centret vid Helsingfors universitet
1.9.2016

Upprätthållare av registret

Helsingfors universitet
IT-centret
PB 28 (Försöksgårdsvägen 3)
00014 Helsingfors universitet
Telefon: 02941 911

Person som sköter registerärenden

Päivi Pääkkö
Helsingfors universitet
IT-centret
PB 28 (Försöksgårdsvägen 3)
00014 Helsingfors universitet
Telefon: 0504309126
E-post: paivi.paakko@helsinki.fi

Registrens namn

Behörighetsregister och Register över begränsade användarkonton

Registrens ändamål

Det huvudsakliga ändamålet för registren är att upprätthålla användarnamn och e-postadresser vid Helsingfors universitets datasystem. Registren används i samband med elektronisk identifiering. I behörighetsregistret finns universitetets vanliga användarnamn De användaruppgifter som finns i Registret över begränsade användarkonton har mycket begränsade användarrättigheter.

Behörighetsregistrets informationsinnehåll

Användarens basuppgifter

Användarnamn, obligatoriskt
Personbeteckning
Studentnummer
För- och efternamn, obligatoriskt
Relation till universitetet, obligatoriskt
Telefonnummer, hem
Telefonnummer, arbete
Institutionens faktureringskod, obligatorisk
Utbildningsprogram
Närvaroinformation för studeranden, obligatorisk
Anställningsförhållandets avslutningsdag för personal, obligatorisk
Posttjänst
E-postnamn
Tillstånd för publicering av e-postadress vid mainari-tjänsten
Kontaktspråk
Användarnamn för den som sparar uppgifterna
Datum då uppgifterna förts in
Användarnamn för den som ändrar på uppgifterna
Datum då uppgifterna ändrats

 
 

 
 

 

 
 

 

 
 
 
 

Behörighetsuppgifter (för varje behörighetskonto)

Användarnamn, obligatoriskt
Utrustning som tillståndet gäller, obligatorisk
Behörighetens status
Datum då behörigheten tar slut, obligatorisk
Användarnamn för den som sparat posten
Datum när behörigheten beviljats
Användarnamn för den som ändrat på behörigheten
Datum när behörigheten ändrats

 

 

 
 
 
 

Informationsinnehåll för Register över begränsade användarkonton

Det begränsade användarkontots information               

Användarnamn, obligatoriskt

Personbeteckning
Studentnummer
För- och efternamn, obligatoriskt
Kön, endast för liikuntapaikka-applikationen 
E-postadress
Mobiltelefonnummer
Institutionens faktureringskod, obligatorisk
Behörighetens status
Behörighetens giltighetstid
Datum då behörigheten tar slut
Användarnamn för den som sparar uppgifterna
Datum då uppgifterna förts in
Användarnamn för den som ändrar på uppgifterna
Datum då uppgifterna ändrats

 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 

Praxis vid bruk av informationskällor

Uppgifterna inhämtas av användarna med behörighetsblanketter. Användarna kan även själva uppdatera sina uppgifter.
Studerandenas närvarouppgifter och de nya studerandenas basuppgifter fås från studentregistret.
Anställningsförhållandets avslutningsdag för personalen fås ur HR-systemet.

Praxis vid översändning och utlämning av uppgifter

Personuppgifter utlämnas inte i regel utanför Helsingfors universitet.

Personuppgifter kan översändas utanför EU eller EES för användning vid Office365-molntjänsten enligt de i personuppgiftslagens 23 § 8 moment omnämnda standardavtalsklausuler som kommissionen godkänt.

Registrets skyddsprinciper

Manuellt material:
Behörighetsblanketterna förvaras i låsta utrymmen.
Elektroniskt material:
Endast utnämnda personer har tillgång till all information.
Uppgifter som överförts till övriga system kan ses av upprätthållare av de system som använder registret.