Behandling av personuppgifter och dataskyddsmeddelande

IT-centret är en fristående institution, som ansvarar för produktionen av universitetets gemensamma IT-tjänster. Vårt huvudsakliga verksamhetsställe finns på Campus Vik och dessutom betjänar våra närstödsgrupper studerande och anställda på alla campus. Vi ansvarar även för användarstödet för våra tjänster. En närmare beskrivning av våra tjänster finns här (på finska).

För att vi ska kunna erbjuda dig IT-tjänster måste vi behandla olika uppgifter som kan användas för att identifiera dig, dvs. personuppgifter. Detta gör oss, dvs. Helsingfors universitet till personuppgiftsansvarig, som kontrollerar behandlingen av dina personuppgifter.

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för vårt arbete.

Med detta meddelande berättar vi hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.
 

Varför behandlas dina personuppgifter, dvs. vad är syftet med behandlingen?

IT-centret behöver dina personuppgifter för att kunna producera IT-tjänster. Hit hör till exempel:

Inloggning, internetanslutningar, mjukvaror, datorer, lagringsutrymmen, e-post, Office365, Wiki, Unitube, Moodle, tentakvariet och konsulttjänster.
 

Varför får Helsingfors universitet behandla dina personuppgifter, dvs. vad är behandlingens rättsliga grund?

Användningen av personuppgifter utgår i främsta hand från lagstiftningen som berör Helsingfors universitet samt organisationer som är verksamma inom universitetsgemenskapen, lagstiftning som omfattar arbetsgivare och i vissa specialfall samtycke.

Universitetets rätt att behandla personuppgifter som personuppgiftsansvarig bygger således på:

  • att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövningen
    (allmän dataskyddsförordning, artikel 6.1 e)
  • att fullgöra en rättslig förpliktelse
    (artikel 6.1 c)
    • speciellt angående lagen om integritetsskydd i arbetslivet
  • samt i specialfall på avtal eller samtycke
    (artikel 6.1 a och b)

Universitet har i princip rätt att behandla känsliga uppgifter som personuppgiftsansvarig när:

  • behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse
    (artikel 9.2 g)
  • behandlingen är nödvändig vad gäller arbetsgivarskyldigheterna

Huvudsakliga författningar:

  • Universitetslagen (558/2009)
  • Statsrådets förordning om universitetsexamina (794/2004)
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
  • Den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och de nationella författningar som kompletterar den
  • Personuppgiftslagen (523/1999) och den dataskyddslag (XXX/2018) som ersätter personuppgiftslagen
  • Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
  • Helsingfors universitets instruktion
  • Helsingfors universitets examens- och rättssäkerhetsinstruktion
  • Universitetets och rektorns olika beslut om undervisning och studier vid Helsingfors universitet
  • Permanenta föreskrifter för Helsingfors universitets fakulteter
     

Hurudana personuppgifter behandlar Helsingfors universitet?

Helsingfors universitet behandlar personuppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt och indirekt. Uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt är bland annat personbeteckning och studerandenummer. Vi behandlar även dina namn- och kontaktuppgifter. Därtill behandlar universitet övriga uppgifter om dina studier och ditt arbete som kan kombineras på ett sätt som gör det möjligt för utomstående att identifiera sig.

Exempel på uppgifter som Helsingfors universitet behandlar:

  • Studerandes kontaktuppgifter, användarnamn och studerandenummer
  • Studerandes målexamen, utbildningsprogram, inriktningsalternativ, huvudämne och fakultet
  • Anställdas kontaktuppgifter, användarnamn och personnummer
  • Anställdas enhetsuppgifter, datum när arbetsförhållandet inleddes och avslutades, uppgifter om organisationsstrukturen
  • Uppgifter om arbetsstationen (dvs. bärbar eller stationär dator)
  • användningen av applikationer som installerats via hanteringssystemet för arbetsstationer
  • personer som använt arbetsstationen
  • Uppgifter om enheter och inloggning som lagras i Eduroam- och HUPnet-gästnätverkens logguppgifter
  • Studerandenas och personalens uppgifter i anknytning till genomförandet av Helsingfors universitets datasäkerhetstest

Ytterligare information om personuppgifter som behandlas finns i dataskyddsbeskrivningarna för IT-centrets system där alla personuppgifter som behandlas specificerats i detalj.
 

Vilka rättigheter har du?

Rätt att kontrollera och korrigera personuppgifter

  • Du har rätt att få veta om Helsingfors universitet behandlar personuppgifter som berör dig. Dessutom har du rätt att få veta vilka personuppgifter om dig som behandlas.
  • Om personuppgifterna innehåller brister eller fel har du rätt att be om korrigering eller komplettering.
     

Rätt att återkalla samtycke

Om Helsingfors universitet behandlar sina personuppgifter utgående från ett samtycke som du har gett har du rätt att återkalla ditt samtycke. Observera att behandlingen av studierelaterade uppgifter vanligtvis bygger på lagar eller ett allmänt intresse och inte på ett samtycke som du har gett.

  • Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten hos behandling som utgår från samtycke innan detta återkallas.
  • Samtycke återkallas i första hand till den instans som man har gett samtycke till.
     

Rätt att radera uppgifter

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas i följande fall:

  • Personuppgifterna behövs inte längre till de ändamål för vilka de samlats in eller i övrigt behandlats.
  • Du återkallar samtycket som behandlingen bygger på och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.
  • Du invänder mot behandlingen (beskrivning om rätten att göra invändningar finns längre ner) och det saknas skäliga grunder för behandlingen.
  • Personuppgifterna har behandlats olagligt; eller
  • personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

Rätt att radera uppgifter gäller inte om behandlingen av personuppgifter är nödvändigt för att fullgöra universitetets rättsliga förpliktelse eller om behandlingen utgår från att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i universitetets myndighetsutövning. Rätten tillämpas i princip inte sålunda till universitetets personregister. Vid förvaringen och raderingen av uppgifter tillämpas universitetets arkivbildningsplaner och förvaringstiderna för uppgifter som lagstiftningen förpliktigar till.

Rätt att radera uppgifter gäller inte heller om raderingen av uppgifter på ett avsevärt sätt hindrar eller försvårar förverkligandet av syftet med behandlingen vid vetenskaplig forskning.
 

Rätt att begränsa behandling

Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i följande fall:

  • Du bestrider giltigheten hos personuppgifterna, varpå behandlingen begränsas under tiden som universitetet kan kontrollera giltigheten hos personuppgifterna
  • Behandlingen är olaglig och du invänder mot raderingen av personuppgifterna och kräver däremot att användningen ska begränsas
  • Universitetet behöver inte längre de aktuella personuppgifterna för syftet med behandlingen, men du behöver dem för att kunna fastställa, framföra eller försvara rättsliga anspråk
  • Du har invänt mot behandlingen av personuppgifterna (se närmare nedan) i väntan på verifiering om den personuppgiftsansvariges berättigade skäl undanröjer den registrerades skäl.
     

Rätt att överföra uppgifter mellan olika system

Du har rätt att få personuppgifterna som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitet förhindrar det om den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller ett avtal och om behandlingen sker automatiskt.

  • När du utövar din rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat har du rätt att få dina personuppgifter överförda direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan om detta är tekniskt möjligt.
  • Rätten gäller inte sådan behandling av personuppgifter som är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse. Rätten tillämpas i princip inte sålunda till universitetets personregister.
     

Rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter

Du har rätt att utgående från skäl som berör din specifika situation invända mot behandlingen av dina personuppgifter när den rättsliga grunden för behandlingen är utförande av en uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning eller universitetets berättigade intressen. I detta fall kan dina uppgifter fortfarande endast behandlas om behandlingen har en exceptionellt viktig och skälig grund som kan bevisas.
 

Rätt att överklaga hos tillsynsmyndigheten

Du har rätt att få lagenligheten hos universitetets agerande prövad av Dataombudsmannen.
 

Kontaktuppgifter

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6:e vån., 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
Fax: 029 56 66735
E-post: tietosuoja@om.fi
 

Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vad är deras ursprung?

En del nödvändiga personuppgifter härrör från dig själv. Till exempel:

  • Kontaktspråk
  • Ditt namn
     

En del personuppgifter anknyter till identifierare som Helsingfors universitet direkt eller indirekt har gett dig. Exempel på sådana är till exempel:

  • Användarnamn
  • Den enhetsspecifika koden för nätverkskortet i din arbetsstation
     

En del personuppgifter anknyter direkt till dina studier eller till ditt arbete. Till exempel:

  • Tidpunkt för inloggning
  • IP-adress

Närmare information finns i systemens dataskyddsbeskrivningar.
 

Hur länge förvaras dina personuppgifter?

Förvaringstiderna för personuppgifter som lagrats i Helsingfors universitets system samt manuell dokumentation utgår från giltig lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.

Uppgifternas förvaringstider finns i Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Förvaringstiderna bygger på arkivlagen (831/1994) och annan lagstiftning.
 

Vart överlämnas uppgifter dvs. personuppgifternas mottagare eller mottagargrupper

Vid Helsingfors universitet behandlas personuppgifter endast av de anställda vid Helsingfors universitet eller de personer som på uppdrag av Helsingfors universitet och för dess räkning behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter. Tillträde till informationssystemen har begränsats genom behörigheter. 

Helsingfors universitet kan också använda utomstående aktörer för att behandla personuppgifter, såsom företag som erbjuder systemtjänster, som behandlar personuppgifter för Helsingfors universitets räkning på basen av ett uppdragsavtal.

Helsingfors universitet lämnar ut personuppgifter till mottagare utanför universitetet eller behandlar dem endast i lagenliga situationer.
 

Överlämnande av uppgifter utanför EU eller EES

Universitetets dataskyddspolicy är att vara särskilt noggrann när personuppgifter överförs utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) till länder som inte erbjuder dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

Personuppgifter överförs utanför EU och EES-området i enlighet med dataskyddsförordningens krav.
 

Fattar Helsingfors universitet automatiserade beslut?

Vi fattar inte automatiserade beslut utgående från dina personuppgifter som skulle orsaka rättsliga följder för dig eller som i övrigt skulle påverka dig på ett motsvarande anmärkningsvärt sätt.
 

Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter vid Helsingfors universitet

IT-centrets servicekatalog finns på Helpdesks instruktionsida (på engelska). Systemens dataskyddsbeskrivningar finns på IT-centrets sida Användarregler och dataskyddsbeskrivningar för IT-tjänster.

Personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter och Helsingfors universitets dataskyddsombud

Helsingfors universitet
PB 3
00014 Helsingfors universitet
Telefon: 02941 911 (växel)

Jurist Tuomas Tähtinen är kontaktperson för personuppgiftsansvarige.
Lotta Ylä-Sulkava är dataskyddsombud för Helsingfors universitet.

Kontaktpersonen och dataskyddsombudet kan kontaktas på e-postadressen tietosuoja@helsinki.fi