Användningsvillkor för Microsoft Office 365 molntjänster

Dessa villkor gäller personal och studerande vid Helsingfors universitet samt andra personer till vilka universitetet har beviljat användarrättigheter till de internetbaserade Microsoft Office 365-molntjänster som universitetet har köpt. Ibruktagandet av molntjänster förutsätter att användaren meddelar att han eller hon har läst och godkänt dessa användningsvillkor.

Universitetet bär arbetsgivarens risk och svarar i första hand för att den tillämpliga lagstiftningen och dataombudsmannens anvisningar följs vid användningen av Office 365-tjänsterna. Liksom tidigare ansvarar den anställde för att Office 365-tjänsterna används på ett korrekt och ansvarsfullt sätt.

Vid användning av molntjänster förbinder du dig att inte:

  • orsaka olägenheter eller skada för Helsingfors universitet, andra användare av tjänsten eller datasystem
  • skapa eller distribuera skräppost
  • avsiktligt och medvetet i tjänsten spara, hantera eller dela okrypterat:  
    • uppgifter om prestationsnivå,
    • personbeteckningar,
    • uppgifter om lämplighetsbedömning och personlighetstester av arbetssökande eller arbetstagare,
    • arbetsavtal eller bekräftade löne- och prestationsuppgifter,
    • uppgifter om hälsotillstånd eller sjukdom (t.ex. läkarintyg),
    • uppgifter om drogtester,
    • patientuppgifter,
    • icke offentlig biobanks- eller genominformation,
    • socialvårdens kunduppgifter,
    • andra känsliga personuppgifter (offentlighetslagen (1050/2018))

    eller

    • lösenord eller annan information i anknytning till datasäkerheten av informationstekniska system,
    • anbud för offentliga upphandlingar eller annat konfidentiellt material vid anbudsförfaranden innan dokumentet i fråga enligt offentlighetslagen (621/1999) har blivit offentligt,
    • en tredje parts upphovsrätts- eller licensskyddat material ifall tredje parten har förbjudit hanteringen av materialet i molntjänster,
    • affärshemligheter,
    • olagligt material

Hantering i tjänsten av uppgifter om icke patentskyddade uppfinningar samt forskningsresultat som utnyttjas företagsekonomiskt rekommenderas inte. Samarbetspartners eller finansiärers avtalsvillkor kan begränsa hantering i molntjänsten av avtalsdokument samt affärshemligheter i dem, material som omfattas av IPR-rättigheter (immateriella rättigheter, bl.a. upphovsrätt och patent) och opublicerade forskningsuppgifter. Det är bäst att kontrollera i avtalet eller med avtalspartnern vad som gäller angående dessa uppgifter.

Helsingfors universitet och tjänsteleverantören har rätt att säga upp dina användarrättigheter till tjänsten vid misstänkta oegentligheter. Användarrätten till tjänsten avslutas när din anställning eller studierätt upphör samt efter att någon annan grund till användarrätten upphör. När användarrätten avslutas förbinder du dig att omedelbart flytta de e-postmeddelanden och filer om Helsingfors universitets verksamhet som du har sparat i tjänsten till ett lagringsställe som du har kommit överens om med din chef eller någon annan kontaktperson.

Helsingfors universitet är inte ansvarig för funktionen eller eventuella fel eller avbrott i molntjänster levererade av Microsoft. Filer som sparas i tjänsten lagras på flera servrar samtidigt. Helsingfors universitet säkerhetskopierar inte det material som finns i tjänsten och underhållet kan inte återställa meddelanden eller annat material som användaren har tagit bort.

Helsingfors universitet har rätt att tekniskt kontrollera användning av tjänsten. Universitetet följer i sin verksamhet all tillämplig lagstiftning, bl.a. lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) och offentlighetslagen (621/1999). Tjänsteanvändarnas personuppgifter hanteras lagenligt och noggrant enligt ett gott informationshanteringssätt.

Innehållet i e-postmeddelanden och bilagor samt kalenderanteckningar behandlas endast inom EU. Microsoft har förbundit sig att följa EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredje land. Microsofts ovan nämnd åtagande garanterar tillräckligt skydd för användaruppgifter och data även utanför EU.

Microsoft kan använda externa underleverantörer endast till vissa begränsade åtgärder (underhåll av tjänster, teknisk problemlösning av program eller servrar, teknisk kundsupport) och i det syfte kan underleverantören också hantera användaruppgifter i molntjänster. Microsoft förpliktar alla underleverantörer att minst uppfylla den nivå för dataskydd och datasäkerhet som Microsoft uppfyller.

Helsingfors universitet förbehåller sig rätten att göra ändringar i dessa användningsvillkor. Användarna informeras om ändringar på universitets intranätsidor på Flamma.