Konferenssi muuttaa verkkoon: pandemia siirsi 20-vuotisjuhlakonferenssia, mutta esitelmäkutsu on taas auki

Lokakuun 2020 piti olla aivan erityinen kuukausi Aleksanteri-instituutissa. Sen lopulla oli tarkoitus järjestää 20. vuosittainen Aleksanteri-konferenssi, juhlakonferenssi, johon kutsuttaisiin maailman parhaat asiantuntijat keskustelemaan maahanmuutosta otsikon ”Eurasia and Global Migration” alla. Vuosi 2020 oli kuitenkin erityinen aivan muista syistä. COVID-19-virus saapui Suomeen vain pari viikkoa konferenssin esitelmäkutsun jälkeen, ja syksyllä elettiin pandemian 2. vaihetta.

Konferenssitoimikunta joutui vaikeiden ratkaisujen eteen: pitäisikö esitelmäkutsu vetää takaisin ja koko konferenssi perua saman tien? Riittääkö kahdeksan kuukautta toimivan verkkokonferenssin rakentamiseen Aleksanteri-konferenssin mittakaavassa? Entä hybridimuoto – mitä se tarkoittaisi käytännössä?

— Tämän piti kuitenkin olla konferenssin juhlavuosi. Meillä oli todella kiinnostava ja ajankohtainen teema ja loistavat kutsutut puhujat. Halusimme tehdä hyvän konferenssin, emme improvisoida jotakin vähän sinne päin, kuvailee konferenssitoimikunnan puheenjohtaja, yliopistonlehtori ja tieteenalavastaava Anna-Liisa Heusala.

Hybridiksi, verkkoon vai seuraavaan vuoteen?

Tuntikausien Teams-kokousten ja pitkien sähköpostiketjujen jälkeen toimikunta päätti pitää esitelmäkutsun voimassa ja tehdä päätöksen konferenssin mahdollisesta siirtämisestä verkkoon tai tulevaisuuteen vasta sitten, kun käsillä olisi luotettava arvio pandemian kehityksestä.

— Pelkäsin, että olemme liian optimisia toivoessamme, että pandemiatilanne ratkeaisi lokakuuhun mennessä. Toisaalta tiesimme, miten paljon tätä konferenssia oli odotettu, emmekä halunneet olla ylivarovaisia, Heusala selittää.

Toukokuussa 2020 alkoi olla selvää, ettei kansainvälisen konferenssin järjestäminen Helsingissä onnistuisi samana syksynä. Ajatus täyteen pakatuista luentosaleista oli mahdoton. Jos konferenssi järjestettäisiin, se järjestettäisiin verkossa.

Paljon vaihtoehtoja, vähän resursseja

Kevään aikana konferenssitoimikunta oli selvittänyt erilaisia vaihtoehtoja online-tapahtuman toteuttamiseksi. Tarjolla olevien palvelujen valikoima kasvoi silmissä, mutta kaikki varteenotettavat vaihtoehdot olivat hintavia ja edellyttivät enemmän teknistä osaamista kuin toimikunnalla oli käytettävissä.

— Toisaalta mahdollisuudet vaikuttivat rajattomilta: oli webinaareja, virtuaalisia kahvihuoneita, avatareja ja chattejä, kertoo konferenssin sihteerinä toimiva tutkija Ira Österberg.

— Toisaalta taas kaikilla palveluilla oli erilaiset tekniset vaatimukset ja rajoitukset, ja käytännössä niitä oli mahdoton vertailla keskenään. Ja tietenkin kysymys oli myös rahasta. Virtuaaliseen konferenssiin ei voi hakea rahoitusta samalla tavoin kuin fyysiseen tapahtumaan, johon usein olemme saaneet tukea esimerkiksi kaupungin vastaanoton muodossa.

Siirtäminen oli raskas päätös, mutta turvallisuus ja tasavertaisuus painoi enemmän

Konferenssin siirtämisestä vuodella ilmoitettiin Anna-Liisa Heusalan videoidulla puheenvuorolla 1.6.2020. Heusala korosti, että konferenssitoimikunta haluaa tarjota kaikille turvallisen ja tasaveroisen mahdollisuuden osallistua konferenssiin, ja se toteutuu parhaiten siirtämällä tilaisuus syksyyn 2021. Esitelmäehdotuksen lähettäneille lähti jo ennen videon julkaisua henkilökohtainen sähköposti, jossa kysyttiin halukkuutta osallistua samalla ehdotuksella syksyn 2021 hakuun.

— Peruutussähköpostien lähettely tuntui aika kurjalta. Oli masentavaa joutua tuottamaan pettymys niin monelle kollegalle. Onneksi ihmiset suhtautuivat ymmärtäväisesti, kertoo Ira Österberg.

Poikkeustila pakotti luovuuteen ja toi myös hyötyjä

Syksyn 2021 virtuaalisen konferenssin suunnittelu aloitettiin saman tien. ”Välivuosi” antoi mahdollisuuden konsultoida Helsingin yliopiston konferenssipalveluita ja tutustua tarkemmin erilaisiin vaihtoehtoihin. Online-konferenssista alkoi hiljalleen hahmottua myös hyviä puolia.

— Kun konferenssi järjestetään verkossa, ei tarvitse huolehtia luentosalivarauksista ja istumapaikkojen riittävyydestä. Aikataulu ei ole uhattuna lentojen myöhästelyn tai pitkien kahvijonojen takia, eikä lokakuun kehno sää pilaa tunnelmaa, kuvaa Anna-Liisa Heusala.

— Poikkeusjärjestelyt pakottivat meidät käyttämään luovuuttamme ja kehittämään konferenssia suuntaan, johon sen muutenkin olisi kannattanut kehittyä.

Online-formaatin ensimmäinen konkreettinen hyöty oli se, että konferenssi pystyi nyt kutsumaan pääpuhujiksi maailman huippunimiä, joita voi olla vaikea saada paikan päälle Helsinkiin. Esimerkiksi professori Marlene Laruelle voi nyt videoida esitelmänsä George Washington –yliopistossa.

Toinen huomattava etu on, että kaikki esitelmät ja valikoidut keskustelut saadaan nyt vaivattomasti tallennettua. Joillekin ajatus esitysten tallentamisesta saattaa tuoda paineita, mutta toisessa vaakakupissa on se jokaiselle tutkijalle tuttu tilanne, jossa joutuu heräämään epäinhimilliseen aikaan ehtiäkseen ajoissa pitämään paperia aamun ensimmäiseen sessioon, ja paikalle päästyään löytää tyhjän luentosalin. Kun esitelmä tallennetaan ja sitä on mahdollista seurata ja kommentoida myös jälkikäteen, on todennäköisempää, että aiheesta kiinnostunut kollega jossain vaiheessa sen löytää.

Miten käy kulttuuriohjelman ja sosiaalisen ulottuvuuden?

Aleksanteri-konferenssi on 20 vuodessa kasvanut muutaman kymmenen osallistujan seminaarista kolmipäiväiseksi, jopa 500 tutkijaa tavoittavaksi kansainväliseksi konferenssiksi. Akateemisesti korkeatasoisen ohjelmansa lisäksi konferenssi tunnetaan maailmalla myös huolella rakennetusta kulttuuriohjelmastaan ja Helsingin tarjoamista upeista puitteista verkostoitua. Konferenssin kulttuuriohjelmassa on kuultu mm. uutta suomalaista kuoromusiikkia ja kokeellista konemusiikkia, serbialaista yhteiskunnallista räppiä ja kirjallisuuden supertähtiä, ja vieraille on järjestetty opastettuja kierroksia Kansalliskirjaston ainutlaatuiseen Slaavilaiseen kirjastoon. Miten kulttuuriohjelmalle käy, kun konferenssi siirtyy verkkoon?

— Olemme ehdottomasti järjestämässä konferenssivieraille mahdollisuuksia tutustua suomalaiseen kulttuuriin ja kauniiseen Helsinkiin myös tänä vuonna, Heusala lupaa.

— Sosiaalinen ulottuvuus on tärkeä: ihmiset tulevat konferensseihin päästäkseen tapaamaan toisiaan. Tämän sanottuani pitää kyllä todeta, että tällä hetkellä pääasia on kuitenkin se, että konferenssin akateeminen taso ja avoimen keskusteleva monitieteinen luonne säilyy. Tärkeintä on, että esitelmäkutsu on nyt jälleen julkaistu. Toivomme, että mahdollisimman moni löytää sen.

Call for Papers on on julkaistu konferenssin sivuilla ja jatkuu 30.4.2021 asti. Tervetuloa konferenssiin!

20. kansainvälinen Aleksanteri-konferenssi, Eurasia and Global Migration, järjestetään 27.-29.10.2021 verkossa. Esitelmäkutsu on avoinna huhtikuun loppuun saakka, ja mukaan valituille puhujille lähetetään hyväksymissähkopostit ennen juhannusta. Yksityiskohtainen Call for Papers löytyy konferenssisivuilta, jonne kevään mittaan päivitetään tietoa niin akateemisesta kuin kulttuuriohjelmastakin. Sivuilta löytyy maaliskuusta alkaen myös linkki kuukausittaiseen podcastiin, joka esittelee konferenssin teemoja. Yleisöilmoittautuminen avataan elokuussa.

Pandemia siirsi 20. Aleksanteri-konferenssia eteenpäin vuodella, mutta Aleksanteri-konferenssi sarjana ja jatkumona otti paljon suuremman loikan tulevaisuuteen. Vaikka pian toivottavasti on taas mahdollista kokoontua kohtaamaan kollegoja yhteisiin tiloihin, monet poikkeusvuoden opit kuten saavutettavuuteen ja tasavertaisuuteen panostaminen pidetään voimassa silloinkin.

 

Aleksanteri Conference 2021. Anna-Liisa Heusala announcing the call.

Proposals for panels and papers invited by 30 April, 2021.