Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerromme, millaisia asiakirjoja yliopistolla syntyy, ja kuinka voit pyytää niitä nähtäväksesi. Tavoitteena on myös auttaa sinua kertomaan mahdollisimman yksiselitteisesti, mitä asiakirjoja tai tietoaineistoa tiedontarpeesi koskee. Tietovarantojen ja niihin kuuluvien tietoaineistojen luetteloa päivitetään aiheenmukaisiin alalukuihin.
Mieti ensin, mitä aihetta pyyntösi koskee ja miltä ajanjaksolta tarvitset tietoja. Katso aiheenmukaisen alaotsikon alta kohdasta Yliopiston tietovarannot (Opetus ja opiskelu, tutkimus, tukipalvelut), onko kysymääsi aiheeseen suora tietopalveluosoite olemassa. Suoria osoitteita on esimerkiksi todistuskopioille ja rekrytointiasioille. Lisätietoja siitä, mitä ja millaisia asiakirjoja yliopistolla on syntynyt kohta 400 vuoden ajan, saat kuvauksen viimeisestä osiosta ”Yliopiston tehtävät”.
Jos aiheenmukaista suoraa osoitetta ei löydy, lähetä tietopyyntösi yliopiston kirjaamoon, osoitteeseen kirjaamo@helsinki.fi tai soita 02941 22222.
Kerro tietopyynnössäsi aiheen ja ajanjakson lisäksi muut pyyntöä tarkentavat ja yksilöivät tiedot, jotka nopeuttavat tietopalvelua. Vältä kuitenkin erityisten henkilötietoryhmien (esimerkiksi terveystiedot, muut yksityiselämää koskevat tiedot) lähettämistä.
Osa asiakirjoista ja tiedoista on salassa pidettäviä. Salassapitoperusteet on määritelty julkisuuslaissa. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytesi. Voimme pyytää sinulta myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti. Voit tehdä sen käyttämällä lomaketta Tietojenluovutushakemus (lomake päivitetään tähän pian).
Yliopisto perii opiskelijarekisteristä massaluovutuksena luovuttamistaan tiedoista henkilöyksikkökohtaisen maksun näiden veloitusperusteiden mukaisesti, ellei jonkin suoritteen osalta ole erikseen muuta säädetty tai sovittu. Henkilöyksiköllä tarkoitetaan opiskelijarekisterin yhdestä henkilöstä merkittyjä tietoja tai osaa niistä. Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan niiden toimittamista opiskelijarekisteristä muuhun tarkoitukseen kuin opiskelijarekisteröintiin.
Henkilöyksikkökohtainen maksu on 28 senttiä (+ alv). Maksu on kuitenkin Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalta, osakunnilta ja tiedekuntajärjestöiltä niiden toimintaan, paitsi liike- ja elinkeinotoimintaan, tarvittavista tiedoista 6 senttiä (+ alv) henkilöyksiköltä.
Henkilöyksikkökohtaisen maksun lisäksi peritään henkilötyökustannuksia 42,05 €/tunti + alv.
Henkilöyksikkökohtaista maksua ei peritä:
- niiltä valtion virastoilta tai laitoksilta, joilla on lakisääteinen oikeus tietojen saantiin, jos maksuttomuus perustuu vastavuoroisuuteen tai yleiseen käytäntöön.
- yliopiston laitoksilta
- silloin, kun suoritetta käytetään opinnäytteen tai tieteellisen tutkimuksen suorittamiseksi taikka opetustarkoituksiin
- luovutettaessa kerralla huomattavan suuri määrä tietoja opiskelijoiden terveys- tai asumispalveluja järjestäville säätiöille
- sellaisista tilaukseen perustuvista selvityksistä, tilastoista ja muista suoritteista, joiden tietojen avulla ei voida yksilöidä tiettyä henkilöyksikköä.
Luovutettaessa kerralla huomattavan suuri määrä tietoja sellaiseen tarkoitukseen, johon tietojen saaja samalla sitoutuu säännöllisesti hankkimaan tiedoissa tapahtuvia muutoksia, henkilöyksikkökohtainen maksu voidaan periä 2. kohdassa olevaa alhaisempana.
Milloin suoritteen tuottamisesta aiheutuvat kokonaiskustannukset ovat pienemmät kuin muiden tuottamien samanlaisten suoritteiden markkinahinta, suoritteesta voidaan periä vallitsevaa hintatasoa vastaava markkinahintainen maksu.
Yliopisto voi periä ennakko- ja osamaksuja. Lopullinen maksu peritään suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena.
Tietovaranto sisältää lukuvuosimaksuvelvollisten apurahojen hallinnan ja graduvaiheessa olevien opiskelijoiden Gradut valmiiksi -stipendin hallinnan. Väitöskirjatutkijoiden ja HY:n rahastojen apurahojen hallinta on kuvattu muissa kyvykkyyksissä.
Tietoaineistot: gradut valmiiksi -stipendit, lukuvuosimaksu- velvollisten apurahat, opiskelija - perustiedot
Tietojärjestelmät: Ulappa, P-asema (verkkolevy), Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, SAP Talous, Riihi-asianhallintajärjestelmä, UHMA, Sisu-opintotietojärjestelmä, E-lomake, Dawa-tietovarasto
Palkkatuetun harjoittelun ja professioalojen harjoittelujen hallintaa, järjestämistä ja suorittamista koskevat tiedot. Helsingin yliopiston kaikkiin alempiin korkeakoulututkintoihin kuuluu pakollisena työelämäjakso, jonka voi suorittaa esimerkiksi harjoitteluna tai projektina. Lisäksi esimerkiksi lääketieteen, logopedian ja kasvatustieteen koulutusohjelmiin sisältyy lyhyempiä ja pitempiä niin kutsuttuja professioalojen harjoitteluja. Harjoittelut valmentavat opiskelijaa työelämään ja ammattiin valmistumiseen. Opiskelija voi suorittaa myös muita harjoitteluja, joista voi tietyin edellytyksin saada opintopisteitä.
Tietoaineistot: muiden opiskeluun liittyvien harjoittelujen tiedot, palkkatuetun harjoittelun hallinnan ja neuvonnan tiedot, professioalojen harjoittelun hallinnan ja neuvonnan tiedot, rikostaustaotteen tarkastukset
Tietojärjestelmät: Sisu-opintotietojärjestelmä, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava, Riihi-asianhallintajärjestelmä, E-lomake, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, P-asema (verkkolevy), Moodle, M365: Outlook
Ilmoittautuminen opetukseen tietovaranto sisältää opiskelijan perustiedot, opetukseen ilmoittautumisen muut tiedot ja opintosuunnitelmat.
Tietoaineistot: opetukseen ilmoittautumisen tiedot, opintosuunnitelmat, opiskelija - perustiedot
Tietojärjestelmät: EduWeb, Sisu-opintotietojärjestelmä, Opintotarjonta, Dawa-tietovarasto
Koulutustarjonnan markkinointi kattaa kaiken tutkintoon johtavan ja tutkintoon johtamattoman koulutuksen
Tietoaineistot: hakeutuja - perustiedot, hakeutujalle kohdennettu markkinointi, hakeutujalle kohdennetut kyselyt, hakeutujan ja yliopiston välinen yhteydenpito
Tietojärjestelmät: Creamailer-uutiskirjealusta, Excel, Drupal - julkinen verkkosivusto, Liferay - Flamma, Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, Opintopolku, Opiskelu-palvelun kurssihaku, Unibuddy - chat-alusta, Zoom (FUNET Miitti), Efecte-palvelunhallintajärjestelmä
Oikaisupyyntöjen hallinnan tietovaranto sisältää opiskelijoiden tekemien oikaisupyyntöjen ja oikaisuvaatimusten käsittelyä koskevat asiakirjat.
Tietoaineistot: oikaisupyyntöjen käsittelyn asiakirjat
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä
Opintojen edistymisen seurannan tiedot, joita tarvitaan opetuksen järjestämiseen, tilastointiin ja opiskelijoiden tukipyyntöihin vastaamiseen.
Tietoaineistot: opintojen edistymisen tiedot (opintohallinnon näkökulma)
Tietojärjestelmät: Oodikone, Rapo, Sisu-opintotietojärjestelmä
Yleisen opiskelijaneuvonnan tiedot ja tutkintoja koskeva opintoneuvonta.
Tietoaineistot: opintohallinnon ohjeet, opintoneuvonnan puhelinpalvelun tilastotiedot, opiskelijaneuvonnan tiedot, opiskelun ja opintojen neuvonnan tiedot (tutkintoa koskeva neuvonta), yleisen opiskelijaneuvonnan tiedot
Tietojärjestelmät: Flamma-intranetin työryhmät, Puhelinliittymätietojen hallinta, Ohjeet, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, GetJenny-chatbot (LeadDesk)
Opintosuorituksella tarkoitetaan kuulustelua, harjoitustyötä, esseetä, oppimispäiväkirjaa, näyttökoetta ja muuta opetussuunnitelmassa määrättyä suoritustapaa sekä näiden yhdistelmää. Opintosuorituksella tarkoitetaan lisäksi väitöstutkimusta, lisensiaatintutkimusta, ylemmän ja alemman korkeakoulututkinnon tutkielmaa sekä hyväksiluettua opintosuoritusta ja muuta opetussuunnitelman edellyttämää osaamisen osoittamista.
Tietoaineistot: opinnäytteet, opinnäytteiden arvioinnit, opintojen ja osaamisen hyväksilukemiset, opintojen osasuoritukset, opintosuoritusten arvioinnit, opiskelija - perustiedot
Tietojärjestelmät: E-thesis-tutkielmien arviointi ja säilytysjärjestelmä, Moodle, Ouriginal (Urkund), HELDA, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä, Kurssisivut, Dawa-tietovarasto
Opiskelijaliikkuvuuden tietovaranto kattaa kansainvälisen ja kotimaisen opiskelijaliikkuvuuden.
Tietoaineistot: kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden tiedot, kotimaisen opiskelijaliikkuvuuden tiedot (joo-vaihto), opiskelija - perustiedot
Tietojärjestelmät: Beneficiary Module - Erasmus+ -ohjelmien raportointijärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Mobility Online, Sisu-opintotietojärjestelmä, E-lomake, P-asema (verkkolevy), Dawa-tietovarasto
Opiskelijan ohjauksen tietovaranto sisältää opiskelijan akateemisen työn ohjauksen tiedot sisältäen niin kursseja, opinnäytteitä kuin tutkimusta koskevan ohjauksen. Ohjauksen tietokokonaisuus muodostuu tiedotuksesta, neuvonnasta, ohjauksesta ja erityisohjauksesta. Ohjauksella tarkoitetaan tässä yhteydessä opiskelijan tai tohtorikoulutettavan oppimisprosessin, muutoksen, harjaantumisen ja asiantuntijaksi kasvun tukemista.
Tietoaineistot: opintojen edistymisen seurannan tiedot (ohjauksen näkökulma), opiskelijan ohjauksen ohjausmallit, opiskelijan ohjauksen tukimateriaalit opettajalle, opiskelijan ohjauksen tukimateriaalit opiskelijalle, opiskelijaneuvonnan tiedot, opiskelijatuutoroinnin järjestämisen tiedot, opiskelijatuutoroinnin koulutusten järjestämisen tiedot, opiskelun ja opintojen neuvonnan tiedot (tutkintoa koskeva neuvonta), opiskelun ja opintojen ohjauksen ja neuvonnan tiedot (myös hops-ohjaus), tutkielman / opinnäytteen ohjauksen tiedot
Tietojärjestelmät: Oodikone, Liferay - Flamma, Opetustyön ohjeet, Ohjeet, Moodle, E-lomake, Ulappa, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä
Opiskelijan tarvitsemien opetuksen ja ohjauksen mukautettujen järjestelyjen tiedot ja asiakirjat. Sisältää salassa pidettävää tietoa (JulkL 24 § 25 k).
Tietoaineistot: opiskelijan tuen yksilöllisten järjestelyjen tiedot
Tietojärjestelmät: Flamma-intranetin työryhmät, Hylly, kaappi tai kassakaappi, REDCap, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, P-asema (verkkolevy)
Opiskelijapalautteiden tietovaranto kattaa yliopiston opiskelijapalautteiden kokonaisuuden opintojen kaikissa vaiheissa mukaan lukien valmistumisen jälkeisen työllistymisen.
Tietoaineistot: alumni - perustiedot, kandipalaute, kansainvälisten opiskelijoiden palaute oppimisesta ja oppimisympäristöstä, opiskelija - perustiedot, opiskelijapalautteisiin liittyvät päätökset, palaute opetuksesta, palaute oppimisesta ja oppimisympäristöstä, palaute työllistymisestä ja uraseurannasta
Tietojärjestelmät: Alumni Hub, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, P-asema (verkkolevy), Dawa-tietovarasto, Riihi-asianhallintajärjestelmä, HY Kurssipalaute, UniHow
Opiskelurikkomusepäilyjen ja opiskelurikkomusten käsittelyn sekä niiden johdosta esitettyjen ja päätettyjen kurinpitotoimien (Yliopistolaki 45 §) tiedot.
Tietoaineistot: opiskelurikkomusten käsittelyn tiedot
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä
Tiedekuntien ja koulutusohjelmien pedagogisen tuen tiedot, opetusinnovaatioiden tiedot ja Opettajien akatemian toiminnassa syntyvät tiedot.
Tietoaineistot: opettajien akatemian itsearvioinnin pohja-aineisto, opettajien akatemian jäsenten valintaa koskevat tiedot, opettajien akatemian jäsentiedot, opettajien akatemian perustamisvaiheen tiedot, opettajien akatemian tapahtumien tiedot, opettajien akatemian tapahtumien valmistelutiedot, opettajien akatemian toiminnan tiedot, opettajien akatemian työryhmien tiedot, opettajien akatemian viestinnän tiedot, opetusinnovaatioiden tiedot, tiedekuntien ja koulutusohjelmien pedagogisen tuen ja kehittämisen tiedot
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), SAP eRekry, Ulappa, M365: Teams, Liferay - Flamma, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava, Drupal - julkinen verkkosivusto, Moodle, UniHow, Opetustyön ohjeet
Kuulustelutilaisuuksien ja tenttien tietovaranto
Tietoaineistot: kuulustelutilaisuuden tiedot, opiskelija - perustiedot, tenttikysymykset ja -vastaukset
Tietojärjestelmät: Mirasys, Hylly, kaappi tai kassakaappi, EduWeb, Sisu-opintotietojärjestelmä, Dawa-tietovarasto, Exam, Moodle
Tietovaranto sisältää tilauskoulutuksenhallintaan liittyvät toimenpiteet.
Tietoaineistot: opiskelija - perustiedot, tutkintoon johtavat tilauskoulutukset
Tietojärjestelmät: Dawa-tietovarasto, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä
Tutkinnon myöntämistä koskevat asiakirjat, kuten valmistumispyynnöt ja tutkintotodistukset
Tietoaineistot: opintosuoritusten arvioinnit, opiskelija - perustiedot, opiskelijan valmistumisen tiedot
Tietojärjestelmät: Kurssisivut, Moodle, Sisu-opintotietojärjestelmä, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Dawa-tietovarasto, Drupal - julkinen verkkosivusto, Liferay - Flamma
Tutkintoon johtamattoman koulutustarjonnan tietovaranto kattaa yliopiston tarjoaman muun kuin tutkintoon johtavan koulutustarjonnan.
Tietoaineistot: avoin yliopisto-opetus ja erilliset opinnot, erikoistumiskoulutukset, formaaliin pätevyyteen johtavat koulutukset
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä, Flamma-intranetin työryhmät, P-asema (verkkolevy)
Tutkintoon johtamattoman opiskeluoikeuden hallinnan tietovaranto
Tietoaineistot: tutkintoon johtamattomat opiskeluoikeudet
Tietojärjestelmät: EduWeb
Tutkintoon johtamattomien opiskelijahakujen ja -valintojen tietovaranto kattaa opiskelijaksi hakemisen tutkintoon johtamattomaan koulutuksen hakemisen ohjeistuksen, erillisiin opintoihin, erikoistumiskoulutukseen ja formaalin pätevyyden tuottamiin koulutuksiin hakemisen ja valinnan sekä näihin liittyvät oikaisupyynnöt.
Tietoaineistot: tutkintoon johtamattomat opiskelijahaut, tutkintoon johtamattomat opiskelijavalinnat
Tietojärjestelmät: Ulappa, E-lomake
Tutkintoon johtavan koulutustarjonnan tietovaranto kattaa kandi-, maisteri- ja tohtoriohjelmien sekä yliopiston tarjoaman muun tutkintokoulutuksen koulutustarjonnan kokonaisuuden.
Tietoaineistot: koulutusohjelmat, muut tutkintoon johtavat koulutukset
Tietojärjestelmät: Drupal - julkinen verkkosivusto, Sisu-opintotietojärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tutkintoon johtavan opiskeluoikeuden hallinnan tietovaranto.
Tietoaineistot: opiskelija - perustiedot, opiskeluoikeuspäätökset, opiskeluoikeutta koskevat hakemukset, tutkintoon johtavat opiskeluoikeudet
Tietojärjestelmät: Dawa-tietovarasto, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Pdf-lomake, Sisu-opintotietojärjestelmä, E-lomake, Opintopolku, Hylly, kaappi tai kassakaappi, Oili
Tutkintoon johtavien ja tutkintoon johtamattomien opiskelijavalintojen valintaperusteiden tietovaranto kattaa yliopiston opiskelijavalinnan valintaperusteiden kokonaisuuden.
Tietoaineistot: tutkintoon johtavien ja tutkintoon johtamattomien opiskelijavalintojen valintaperusteet
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tutkintoon johtavien opiskelijahakujen ja -valintojen tietovaranto kattaa opiskelijaksi hakemisen ohjeistuksen, kandi-, maisteri- ja tohtoriohjelmiin hakemisen ja valinnan sekä opiskelijavalintaan liittyvät oikaisupyynnöt.
Tietoaineistot: hakija - perustiedot, opiskelijahaut koulutusohjelmiin, opiskelijahaut muuhun tutkintoon johtavaan koulutukseen, opiskelijaksi hakemisen ohjeistus ja neuvonta, opiskelijavalinnat koulutusohjelmiin, opiskelijavalinnat muuhun tutkintoon johtavaan koulutukseen, opiskelijavalintojen oikaisuvaatimukset
Tietojärjestelmät: REDCap, Opintopolku, P-asema (verkkolevy), UHMA, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Drupal - julkinen verkkosivusto, Yliopistovalinnat.fi www-sivut, Hylly, kaappi tai kassakaappi, Vallu -valintakoejärjestelmä, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä
Yksilöllisen uraohjauksen ja ryhmäohjauksen sekä mentorointiohjelmien tiedot. Urasuunnittelu- ja työllistymisaiheisten infotilaisuuksien, työpajojen, työpaikkaportaalin ja tapahtumien tiedot. Opiskelijoiden työllistymistä tukevan työnantajayhteistyön tiedot.
Tietoaineistot: mentorointiohjelmien ilmoittautumistiedot, mentorointiohjelmien tiedot, opiskelija - perustiedot, työnantajayhteistyön kumppanuuksien hallinta, työnantajayhteistyön tapahtumien ja unitalent-ohjelman tiedot, työpaikkaportaalin tiedot, urapalveluiden tapahtumien tiedot, uravalmiuksien itsearvioinnin tiedot, yksilölliseen uraohjaukseen liittyvä viestinvaihto, yksilöllisen uraohjauksen ajanvaraustiedot, yksilöllisen uraohjauksen tiedot
Tietojärjestelmät: Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, Drupal - julkinen verkkosivusto, P-asema (verkkolevy), Dawa-tietovarasto, Creamailer-uutiskirjealusta, Salesforce, E-lomake, JobTeaser, Kudin-uraohjaussovellus, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, M365: Outlook, Vihta-ajanvarausjärjestelmä, M365: Teams, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Yliopistossa tarjottavan opetuksen tietojen kokonaisuus.
Tietoaineistot: erikoistumiskoulutukset, formaaliin pätevyyteen johtavat koulutukset, kielikeskuksen opetusohjelmat, koulutusohjelmien opetusohjelmat, muut tutkintoon johtavat koulutukset, opetuksen läsnäololistat, opetuksen tiedot
Tietojärjestelmät: Sisu-opintotietojärjestelmä, Flamma-intranetin työryhmät, P-asema (verkkolevy), Drupal - julkinen verkkosivusto, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Moodle, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava
Yliopiston opetussuunnitelma muodostuu tiedekuntien opetussuunnitelmista, jotka koostuvat tiedekunnan vastuulla olevien koulutusohjelmien kolmivuotisista opetussuunnitelmista. Yliopiston opetussuunnitelmaan kuuluu lisäksi yliopistotason yleisiä opintoja ja opiskelua koskevia tietoja.
Tietoaineistot: kielikeskuksen opetussuunnitelmat, tiedekuntien opetussuunnitelmat, yliopistotason päätökset opinnoista ja tutkinnoista
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sisu-opintotietojärjestelmä
Avoimen tieteen tietovaranto sisältää avointa tiedettä koskevia ohjeita ja aineistoja
Tietoaineistot: avointa tiedettä koskevat ohjeet ja aineistot
Tietojärjestelmät: Flamma-intranetin työryhmät
Laboratoriotoiminnan tietovaranto
Tietoaineistot: laboratoriotoiminnan ohjeet, asiakirjat ja rekisterit, tutkimuksen viranomaisluvat
Tietojärjestelmät: Kemikaalirekisteri, Hylly, kaappi tai kassakaappi, Liferay - Flamma, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Pitkäaikaissäilytettävän tutkimusdatan tietovaranto
Tietoaineistot: pitkäaikaissäilytyksen (pas) päätökset, tutkimusaineisto pas (pysyvästi säilytettävä)
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Fairdata PAS-palvelu
Projektien taloushallinnan tietovaranto
Tietoaineistot: hakuvaiheen tietoaineistot, projektikoordinaation tuen tietoaineisto, projektille kohdistettu työaika ja palkka, projektin kirjanpito, projektin aikaiset tietoaineistot, projektin perustiedot: tutkimushankkeet, työntekijä - perustiedot
Tietojärjestelmät: SAP projektinhallinta, P-asema (verkkolevy), Liferay - Flamma, SAP HR, SAP työajankohdennus, Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP Talous, Suomen Akatemian SARA hakujärjestelmä, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Flamma-intranetin työryhmät, Drupal - julkinen verkkosivusto
Projektit-tietovaranto sisältää kaikki projektit ml. tutkimusprojektit ja rakennusprojektit
Tietoaineistot: projektin dokumentit: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, projektin dokumentit: tutkimushankkeet, projektin omistajan ja ohjausryhmän päätökset ja muistiot, projektin perustiedot: rakennusprojektit, projektin perustiedot: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, projektien riskit ja riskien toimenpiteet, projektin perustiedot: tutkimushankkeet, tutkija - perustiedot, tutkimuksen toteuttajakumppani - perustiedot
Tietojärjestelmät: Projektisalkku, P-asema (verkkolevy), Suomen Akatemian SARA hakujärjestelmä, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP SuccessFactors Rekrytointi, Confluence wiki, Flamma-intranetin työryhmät, Drupal - julkinen verkkosivusto
Tutkijakoulutuksen tietovaranto sisältää tutkijakoulun ja tohtoriohjelmien resurssien jakoon sekä väitöskirjatutkijoiden tukeen ja seurantaan liittyvät tietoaineistot.
Tietoaineistot: päätökset tutkijakoulun rahoituksesta, tutkijakoulun matkarahahakemukset ja -päätökset, tutkijakoulun palkkapaikat, työnhakija - perustiedot, väitöskirjan viimeistelyn rahoituksen hakemukset ja päätökset, väitöskirjatutkijoiden tuen ja seurannan tietoaineistot
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Riihi-asianhallintajärjestelmä, E-lomake, SAP SuccessFactors Rekrytointi, SAP eRekry, Thessa, Ohjeet, Sisu-opintotietojärjestelmä
Tutkimuseettisten toimikuntien aineistot, mm. lausuntopyynnöt, esityslistat, pöytäkirjat ja lausunnot.
Tietoaineistot: eettiset ennakkoarvioinnit, eettisten loukkausten käsittelyn aineistot, tutkija - perustiedot
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Riihi-asianhallintajärjestelmä, E-lomake
Tutkimusrahoitushakujen tietovaranto sisältää hakuohjeita, aiehakemuksia, tutkimussuunnitelmia, rahoitussuunnitelmia sekä tietoja tutkijoista ja tutkimuksen yhteistyökumppaneista.
Tietoaineistot: tutkija - perustiedot, tutkijoille kohdennettujen rahoitushakujen tietoaineisto, tutkimusorganisaatioille kohdennettujen rahoitushakujen tietoaineisto, tutkimusryhmille kohdennettujen rahoitushakujen tietoaineisto, tutkimusyhteistyön kumppani - perustiedot
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), SAP SuccessFactors Rekrytointi, SAP projektinhallinta, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Tutkimusrahoittajien verkkosivut, Liferay - Flamma, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tutkimustoiminnan arvioinnin ja kehittämisen tietovaranto.
Tietoaineistot: arviointiryhmien (sab) palauteraportit, tutkimusteemojen toteuttamisen tiekartat
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tutkimustulokset, tulokset viitetietoina ja julkaisujen osalta myös kokotekstit. Tiedot näiden tietojen lähteistä ja käsittelystä. Tutkimusprojektien loppuraportit sisältyvät projektit-tietovarantoon.
Tietoaineistot: julkaisut, muu tieteellinen toiminta (aktiviteetit, palkinnot, media), patentit ja keksintöilmoitukset, tutkimuksen organisaatiotiedot, tutkimusdatojen metadatat
Tietojärjestelmät: Digi-Tietokanta, E-thesis-tutkielmien arviointi ja säilytysjärjestelmä, e-vapaakappalekokoelma, HELDA, Julkaisuarkistopalvelu - Doria, Verkkoarkisto - käyttökopio, Verkkoarkisto - verkkoharava, Aleph (Melinda), BookWhere, Finna - SFX, Finna - VuFind, Fonte, Kirjaston palvelualusta Helka/Alma, Koha-kirjastojärjestelmä, Medic, Pure (Tuhat), Sophia, Datacloud, DMPTuuli, Qvain, Tutkimusdatan metadatakatalogit (muu ylläpitäjä kuin HY)
Tiedemuseo Liekin ja Luonnontieteellinen keskusmuseo Luomuksen kokoelmien hallinnan tiedot ja asiakirjat (Helsingin yliopistomuseon nimi muuttui kesällä 2023 Tiedemuseo Liekiksi).
Tietoaineistot: lajihavaintotietoaineistot, lajitietokeskuksen julkaisut, luettelot luonnontieteellisten kokoelmien ja lajitietoaineistojen metatiedoista, luomuksen aineistonhallinta-asiakirjat, luomuksen havainto- / näytetietoaineistojen tiedostolatausten tiedot, luonnonsuojelu- ja eläinsuojelulain vaatimat luvat, luonnontieteellisten kansalliskokoelmien tiedot, rengastusluvat, tiedemuseo liekin aineistonhallinta-asiakirjat, tiedemuseo liekin kokoelmien tiedot, varhaisvaroitukset vieraslajien havainnoista
Tietojärjestelmät: Lajitietokeskus - Kotka kokoelmanhallinta, Lajitietokeskus - Vihko havaintotietojärjestelmä, Lajitietokeskus - info.laji.fi, Collecte kokoelmahallintajärjestelmä, Hylly, kaappi tai kassakaappi, P-asema (verkkolevy), CSC:n palvelin, Tipu rengastustietokanta, M365: Outlook
Kilpailuttamiseen ja hankintoihin liittyvien tietoaineistojen tietovaranto. Työnjako Ostoreskontran kanssa on vedetty siihen, että tilaus kuuluu Hankintojen tietovarantoon, mutta tilauksen pohjalta syntynyt lasku Ostoreskontraan.
Tietoaineistot: hankintaohjeistus, kilpailutettu hankinta (hankintarajat ylittävä), pienhankintojen kilpailutus (alle hankintarajojen jäävä), suorahankintapäätökset, tietokoneiden ja laitteiden minikilpailutus, tietokoneiden ja laitteiden tuote- ja palvelupaketit, tilaaja - perustiedot, tilauksen tiedot, toimittaja- perustiedot
Tietojärjestelmät: Liferay - Flamma, Cloudia, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sopimusrekisteri, M365: OneDrive, P-asema (verkkolevy), Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Onify, SAP Laiterekisteri
Henkilöstösuunnittelun tietovaranto sisältää henkilöstörakenteen kehittämisen painopisteet ja henkilöstösuunnittelun.
Tietoaineistot: henkilöstörakenteen kehittämisen painopisteet tietoaineisto, henkilöstösuunnittelun tietoaineisto
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Suunta
Kampanjan hallinnan tietovaranto kokoaa tiedot ja aineistot kampanjan suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan sekä kampanjasta tehdyt raportit.
Tietoaineistot: kampanjan aineisto, kampanjan raportit, kampanjan seurantatiedot
Tietojärjestelmät: Drupal - julkinen verkkosivusto, P-asema (verkkolevy), Uni Material Bank, Gredi-kuvapankki, Creamailer-uutiskirjealusta, Falcon - some-hallinnan järjestelmä, Goin’ - chat-alusta, Google Ads, Google Analytics, Unibuddy - chat-alusta
Tietovaranto sisältää kassanhallinnan tietoaineistot
Tietoaineistot: kassaennusteet, kassanhallintaa ohjaavat tietoaineistot, likviditeettisijoitukset, tililimiitit
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Nomentia maksuliikenne, SAP Talous, Siilo sähköinen arkisto, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tietovaranto, joka sisältää toiminnan ja palveluiden kehittämisen kehittämis- ja muutostarpeet.
Tietoaineistot: kehitys- tai muutostarpeet, projekti-idean omistajan ja projektisalkun johtoryhmän päätökset ja muistiot
Tietojärjestelmät: Projektisalkku, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava
Kiinteistön hoito ja ylläpitopalvelut hallinnoi ja ylläpitää rakennuksia ja tiloja
Tietoaineistot: kiinteistödata, kiinteistödokumentaatio, kiinteistöjen ja ylläpidon talous, pts ja huolto-ohjelmat
Tietojärjestelmät: Adair rakennusautomaatio, Airthings, Hälytyksensiirtojärjestelmä Telcont Secure, KONEonline, Rakennusautomaatiojärjestelmä Caverion Drive, Rakennusautomaatiojärjestelmä Cinos Xpider, Rakennusautomaatiojärjestelmä DEOS OPENweb, Rakennusautomaatiojärjestelmä Fidelix webVision, Rakennusautomaatiojärjestelmä Regin Arrigo, Rakennusautomaatiojärjestelmä Siemens Desigo CC, Rakennusautomaatiojärjestelmä Siemens Desigo Insight, Rakennusautomaatiojärjestelmä Siemens Visonik, Sunnyportal, Gredi-projektipankki, IMS, P-asema (verkkolevy), SokoPro, Tilarekisteri (Optimaze.net), SAP Talous, ScudoPro, Huoltokirja/ Granlund Manager
Kirjanpidon tietovaranto sisältää kaikki kirjanpidon sisältämät tiedot.
Tietoaineistot: kirjanpidon ja alakirjanpitojen tositeaineisto, kirjanpidon ohjaustiedot, matkustaja -perustiedot, talouden organisaatiotiedot, tilinpäätösaineisto
Tietojärjestelmät: SAP Talous, SAP projektinhallinta, Lohju - yliopiston käyttäjätunnusten- ja Tiken laskutustunnustenhallinta, Clausion FPM, Drupal - julkinen verkkosivusto, Rapo, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Kirjaston asiakaspalvelun tietovaranto. Tietovaranto sisältää kirjaston aineistojen, erityisesti painettujen aineistojen, käyttöön liittyviä tietoaineistoja. Tietoaineistot koskevat painetun aineiston käyttöön liittyviä sääntöjä, painetun aineiston käyttöä sekä käyttöä koskevia asiakasyhteydenottoja ja eri tavoin koottua asiakaspalautetta.
Tietoaineistot: kansalliskirjaston asiakas- ja lainarekisteri, kansalliskirjaston asiakasyhteydenottojen tiedot, kansalliskirjaston käyttösäännöt ja käyttöä koskevat ohjeet, kaukopalvelua koskevat asiakirjat, kirjaston asiakasyhteydenottojen tiedot, kirjaston käyntiasioinnin tiedot, kirjaston käyttäjän perustiedot, kirjaston palautekyselyt, kirjaston tilastodata, käyttäjäkyselyt ja -tutkimukset, käyttösäännöt (kirjasto), käyttöä koskevat ohjeet (kirjasto), lainojen perintää koskevat asiakirjat, myönnetyt aineistojen käyttöluvat, yliopiston kirjaston asiakasrekisteri
Tietojärjestelmät: Koha-kirjastojärjestelmä, Finna - VuFind, Kirjaston palvelualusta Helka/Alma, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Kansalliskirjaston verkkosivut, SAP Talous, Webkake - kaukolainausjärjestelmä, P-asema (verkkolevy), E-lomake, Kansalliskirjaston KITT2, Drupal - julkinen verkkosivusto
Tietovaranto sisältää kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilojen kuvaukset
Tietoaineistot: kokonaisarkkitehtuurielementin omistaja - perustiedot, nykytilan kuvaukset, tavoitetilan kuvaukset
Tietojärjestelmät: M365: Power BI, QPR Enterprise Architect
Kumppanuustoiminnan tietovaranto sisältää tiedot kumppanuustoiminnan toimintamallista ja kumppanivalinnasta, kumppaneista, kumppanuuksien rakentamisesta ja hoidosta sekä kumppanien ja yliopiston yhteydenpidosta sekä siihen liittyvästä aineistosta.
Tietoaineistot: julkishallinnon kehittämis- ja vaikuttamiskumppani - perustiedot, julkishallinnon päättäjäkumppani - perustiedot, kumppanien ja hy:n välinen yhteydenpito, kumppanuuksien luomisen ja hoidon mallin aineisto, kumppanuusyhteistyön aineisto, opetus- ja opiskelijayhteistyön kumppani - perustiedot, rahoittaja - perustiedot, tutkimusyhteistyön kumppani - perustiedot, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kumppani - perustiedot, yliopistokumppani - perustiedot, yritysyhteistyön kumppani - perustiedot
Tietojärjestelmät: M365: OneDrive, Salesforce, M365: Teams, P-asema (verkkolevy)
Laadunhallinnan tietovaranto sisältää arviointiraportteja ja laadunhallinnan ohjaukseen liittyvää tietoa
Tietoaineistot: laadunhallinnan arviointiraportit, laadunhallinnan ohjaus
Tietojärjestelmät: Flamma-intranetin työryhmät, Liferay - Flamma, M365: OneDrive, P-asema (verkkolevy), Tilannekuvalomake, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Lahjoittajasuhteiden tietovaranto sisältää tiedot lahjoittajista ja prospekteista sekä heidän ja yliopiston välisestä yhteydenpidosta, lahjoituksista, varojen hallinnoinnista ja käytöstä sekä käytettävistä järjestelmistä.
Tietoaineistot: lahjoittaja - perustiedot, lahjoittajalle kohdennettu markkinointi, lahjoittajan ja yliopiston välinen yhteydenpito, lahjoittajan kyselyt ja palautteet, lahjoittajan mielenkiinnon kohteet, lahjoittajaprospektin ja Helsingin yliopiston välinen yhteydenpito, lahjoittamisen periaatteet, lahjoitusvarojen ja vastinrahan käyttö- ja hallintotiedot, prospekti - perustiedot
Tietojärjestelmät: LinkedIn, Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, M365: Outlook, Salesforce, Mailchimp-uutiskirjealusta, P-asema (verkkolevy), Riihi-asianhallintajärjestelmä, E-lomake, Ulappa
Liikuntapalveluiden asiakastiedot ja palvelun markkinointiin sekä palvelutuotantoon liittyvät tiedot.
Tietoaineistot: liikuntapalveluiden asiakaspalautteet, liikuntapalveluiden kuluttaja-asiakkaan perustiedot, liikuntapalveluiden käyttötiedot, liikuntapalveluiden markkinoinnin ja asiakkuuksien hallinnan tietoaineisto, liikuntapalveluiden työvuorotiedot, liikuntapalveluiden yhteisöasiakkaan perustiedot, personal training -harjoitusohjelmat, virtuaaliset liikuntapalveluiden tallenteet
Tietojärjestelmät: Surveypal -Unisport, Enkora, Visma, Active Campaign, Mailchimp-uutiskirjealusta, Nepton Työteho, PT-Studio, Mywellness
Tiedot yliopiston maksuliikenteestä
Tietoaineistot: maksamisen käyttöoikeudet, saapuva ja lähtevä maksuliikenne
Tietojärjestelmät: Nomentia maksuliikenne, SAP Talous, Siilo sähköinen arkisto, Siilo
Markkinatutkimuksen tietovaranto koostuu markkinatutkimusten raporteista.
Tietoaineistot: markkinatutkimuksen raportit
Tietojärjestelmät: Creamailer-uutiskirjealusta, P-asema (verkkolevy)
Yliopiston henkilöstön, vierailijoiden ja muiden kuin työsuhteisten yliopistolaisten työmatkustamista koskevat tiedot: Matkojen kohteet ja kustannukset, matkavaraustiedot, matkustajaprofiilit sekä tilasto- ja riskienhallintatietoja.
Tietoaineistot: henkilöstöä koskevat vakuutukset, matkapyynnöt ja matkalaskut, matkatiedot, matkustaja -perustiedot, matkustusohjeet
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP Talous, SAP Travel, CWT Portal, Liferay - Flamma
Myynnin tietovaranto sisältää tiedot myyntilaskutuksesta, myyntireskontran hallinnasta ja myyntisaatavien perinnästä.
Tietoaineistot: käteiskassat, laskutusasiakas - perustiedot, myyntilaskutus, myyntisaamiset, perintä, saapuvat maksusuoritukset, verkkomaksamisen suoritukset
Tietojärjestelmät: Ceepos kassajärjestelmä, Enkora, iLab Core Facility Management, Optime, Provet, SAP SA-laskutus, SAP Talous, Telia eCenter / CGI Laskuhotelli, Nomentia Finance, Nomentia maksuliikenne, Ceepos verkkomaksuratkaisu, Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, Paytrail
Näyttely- ja museotoiminnan tietovaranto: Näyttelytuotantojen toteuttamisen ja näyttelyiden oheisohjelman tiedot (luennot, opastukset, asiantuntijavierailut). Muun museotoiminnan yleisötyön tiedot: tapahtumien, tilavarausten ja muiden opastusten tai työpajojen tiedot. Museokauppatoiminnan tiedot.
Tietoaineistot: luonnontieteellinen keskusmuseo luomuksen varaustiedot, museotoiminnan markkinointiaineistot, museotoiminnan tilastot, näyttelytuotantojen ja -elementtien asiakirjat, tiedemuseo liekin museokauppatoiminnan tiedot, yliopistomuseon varaustiedot
Tietojärjestelmät: Luomus opastusvaraukset, Verkkoasema tai digitaalinen tallennusalusta tai muu vastaava, Riihi-asianhallintajärjestelmä, P-asema (verkkolevy), M365: Outlook
Oheistuotteiden myynnin tietovaranto sisältää sopimustoimittajien toimittamat myyntiraportit.
Tietoaineistot: oheistuotteiden liiketoiminnan raportit
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy)
Omaisuuden hallinnan tietovaranto sisältää sekä käyttöomaisuustiedot että laitteiden perustiedot.
Tietoaineistot: av-laitteiden perustiedot, it-laitteiden perustiedot, kuljetusvälineiden perustiedot, käyttöomaisuustiedot, laboratoriolaitteiden perustiedot, liikuntavälineiden perustiedot, mobiilityökalujen perustiedot, siivousvälineiden perustiedot, sopimussuhteinen henkilö - perustiedot, työkoneiden perustiedot, työntekijä - perustiedot
Tietojärjestelmät: SAP Talous, DMPTuuli
Henkilöstön urapolkujen tunnistaminen, osaamisen kehittäminen, perehdyttäminen, henkilöstökoulutus, mentorointi ja coaching.
Tietoaineistot: henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot, osaamisen kehittämisen kokonaisuuden strategisen ja operatiivisen suunnittelun sekä arvioinnin tiedot, osaamisen kehittämisen toimenpiteiden suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot, perehdyttämisen suunnittelutiedot, perehdyttämismateriaalit, ryhmätasoisen osaamisen kehittämisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin tiedot
Tietojärjestelmät: Suffeli - Tavoite- ja kehityskeskustelut, Suffeli Learning - Koulutusten hallinta ja perehdytykset, Liferay - Flamma
Ostoreskontran hallinnointiin tarvittavat tiedot - ostolaskut statuksineen ja lähtevät maksut
Tietoaineistot: lähtevät maksut, matkustaja -perustiedot, ostoreskontra, toimittaja- perustiedot
Tietojärjestelmät: Nomentia maksuliikenne, SAP ostolaskujen käsittely, SAP Talous, SAP Travel, Telia eCenter / CGI Laskuhotelli, Hylly, kaappi tai kassakaappi
Työntekijän, palkkionsaajan ja apurahansaajan tiedot sekä palkanmaksun hallintaan liittyvät tiedot
Tietoaineistot: apurahansaaja - perustiedot, apurahansaajan maksun tiedot, palkanmaksun hallinnan tiedot, palkkionsaaja - perustiedot, palkkionsaajan palkanmaksun tiedot, työntekijä - perustiedot, työntekijän palkanmaksun tiedot
Tietojärjestelmät: Personec FV, Verohallinnon järjestelmät, Melan sähköinen asiointipalvelu, P-asema (verkkolevy), Hylly, kaappi tai kassakaappi, SAP HR, Verohallinnon kansallinen tulorekisteri, Siilo sähköinen arkisto, Kelan sähköinen asiointipalvelu, YPJ (Suffeli ja SAP Fiori)
Yliopiston postikeskuksen tuottamien postipalveluiden hallintaa koskevat tiedot.
Tietoaineistot: kuriiriposti, sisäinen posti, ulkoinen posti
Tietojärjestelmät: Azolver, Hylly, kaappi tai kassakaappi, P-asema (verkkolevy)
Projektien taloushallinnan tietovaranto
Tietoaineistot: hakuvaiheen tietoaineistot, projektikoordinaation tuen tietoaineisto, projektille kohdistettu työaika ja palkka, projektin kirjanpito, projektin aikaiset tietoaineistot, projektin perustiedot: tutkimushankkeet, työntekijä - perustiedot
Tietojärjestelmät: SAP projektinhallinta, P-asema (verkkolevy), Liferay - Flamma, SAP HR, SAP työajankohdennus, Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP Talous, Suomen Akatemian SARA hakujärjestelmä, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Flamma-intranetin työryhmät, Drupal - julkinen verkkosivusto
Projektit-tietovaranto sisältää kaikki projektit ml. tutkimusprojektit ja rakennusprojektit
Tietoaineistot: projektin dokumentit: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, projektin dokumentit: tutkimushankkeet, projektin omistajan ja ohjausryhmän päätökset ja muistiot, projektin perustiedot: rakennusprojektit, projektin perustiedot: toiminnan ja palveluiden kehittämisprojektit, projektien riskit ja riskien toimenpiteet, projektin perustiedot: tutkimushankkeet, tutkija - perustiedot, tutkimuksen toteuttajakumppani - perustiedot
Tietojärjestelmät: Projektisalkku, P-asema (verkkolevy), Suomen Akatemian SARA hakujärjestelmä, Tutkimusrahoittajien järjestelmät, Riihi-asianhallintajärjestelmä, SAP SuccessFactors Rekrytointi, Confluence wiki, Flamma-intranetin työryhmät, Drupal - julkinen verkkosivusto
Työnhakemiseen ja työhön ottamiseen liittyvät tiedot.
Tietoaineistot: johtaja-, asiantuntija- ja tukipalveluhenkilöstön rekrytointitiedot, merkinnät työhöntulotarkastuksista, opetus ja tutkimushenkilöstön rekrytointi, työnhakija - perustiedot
Tietojärjestelmät: P-asema (verkkolevy), SAP SuccessFactors Rekrytointi, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Hylly, kaappi tai kassakaappi, E-lomake, SAP eRekry, SAP HR, Aleph (Melinda), BookWhere, Digi-Tietokanta, e-vapaakappalekokoelma, Finna - SFX, Finna - VuFind, Fonte, HELDA, Julkaisuarkistopalvelu - Doria, Kirjaston palvelualusta Helka/Alma, Koha-kirjastojärjestelmä, Medic, Pure (Tuhat), Verkkoarkisto - käyttökopio, Tutkimusrahoittajien järjestelmät
Sidosryhmätoiminnan tietovaranto sisältää tiedot sidosryhmätoiminnan suunnittelusta, sidosryhmistä, niiden ja yliopiston välisestä yhteydenpidosta sekä siihen liittyvästä aineistosta ja asiakirjoista ja viestinnästä.
Tietoaineistot: Helsingin yliopiston toimintaa ohjaava taho - perustiedot, julkishallinnon kehittämis- ja vaikuttamiskumppani - perustiedot, julkishallinnon päättäjäkumppani - perustiedot, kumppani - perustiedot, sidosryhmien ja Helsingin yliopiston välinen yhteydenpito, sidosryhmätoiminnan aineistot, tutkimuksen kaupallistamisen kumppani - perustiedot, verkosto ja allianssi - perustiedot, viestintä sidosryhmille, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kumppani - perustiedot, yliopistokumppani - perustiedot
Tietojärjestelmät: M365: OneDrive, P-asema (verkkolevy), Salesforce, Hylly, kaappi tai kassakaappi, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Suunta, Mailchimp-uutiskirjealusta
Yliopiston omistamien rakennusten siivous- ja jätehuoltotoimeen liittyvä tieto
Tietoaineistot: jätehuolto, siivous
Tietojärjestelmät: Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Muut jätehuollon toimittajat, OmaEncore-palvelut, P-asema (verkkolevy), SAP ostolaskujen käsittely, Sortera, Drupal - julkinen verkkosivusto, Liferay - Flamma, M365: Teams, Fortum recycling & waste customer portal, Verdis sähköinen asiointi, Oma L& T -palvelu, Urbaser Globes, Huoltokirja/ Granlund Manager, Siivouksen järjestelmät (ATOP), Tilarekisteri (Optimaze.net)
Sisäisen valvonnan tietovaranto sisältää sisäisen tarkastuksen dokumentaatiota (vuosisuunnitelmat, vuosiraportit, tarkastussuunnitelmat, tarkastusraportit, seurantaraportit).
Tietoaineistot: sisäisten tarkastusten tiedot
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä
Tietovarantoon kuuluvat kaikki yliopiston sopimukset ja niistä muodostuvat tietoaineistot. Osa sopimuksista on kuvattu tämän lisäksi muussa tietovarannossa, substanssiyhteydessään. Tietojen käsittelytoimet on pyritty kuvaamaan näiden "substanssikyvykkyyksien" yhteyteen (kuten työsopimus Worforce Relations Management -kyvykkyyden yhteydessä).
Tietoaineistot: alueellisen ja organisaatioyhteistyön sopimukset, alumniyhteistyön sopimukset, digitaaliseen toimintaan liittyvät sopimukset (kansalliskirjasto), elektronisten aineistojen lisensiointisopimukset, kiinteistösopimukset, kilpailutettu hankinta (hankintarajat ylittävä), kirjastotoiminnan yhteistyösopimukset, kokoelmanhallintaan liittyvät sopimukset, lahjoituksiin liittyvät sopimukset, muut hr-sopimukset, nagoya-protokollaan liittyvät sopimukset (geenivarantojen käyttö; luomus), näyttelyihin liittyvät sopimukset, OKM-sopimus, opettaja- ja opiskelijavaihdon sopimukset, palvelusopimukset, puitejärjestelysopimukset, rake-sopimukset, sijoitustoiminnan sopimukset, sitoumus yliopiston it-ympäristön käyttöehtoihin, sopimukset keskitettyjen harjoittelujen järjestämisestä, tavarahankintasopimukset, tietotekniikan yhteistyösopimukset, tilatoimialan sopimukset, tiloihin ja kiinteistöihin liittyvät hankinta- ja palvelusopimukset, tutkimuksen toteutukseen liittyvät sopimukset, tutkimusinfrastruktuureihin liittyvät sopimukset, työharjoitteluun ja työssäoppimiseen liittyvät sopimukset, työsopimuksen tiedot ja siihen liittyvät asiakirjat, työsuhteeseen liittyvät sopimukset, työterveyden ja -suojelun sopimukset, urakointi- ja suunnittelusopimukset, varustamishankinnat, vuokrasopimukset, yhteistoimintaan liittyvät sopimukset, yhteistyösopimukset: opetus, yhteistyösopimukset: tutkimus, yleisöpalveluihin liittyvät sopimukset, yritysyhteistyön sopimukset
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Sopimusrekisteri, Halti, P-asema (verkkolevy), Cloudia, M365: OneDrive, Proha, SAP HR, Lajitietokeskus - Kotka kokoelmanhallinta, Mobility Online, Enkora, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Käyttöoikeushallinta: Käyttölupatietokanta Master, SAP projektinhallinta, Personec FV, Siilo sähköinen arkisto
Sovelluskehityksen ja -ylläpidon tietovaranto sisältää dokumentaation sovelluksen koko elinkaaren ajalta.
Tietoaineistot: avoimet lähdekoodit, ketterän kehittämisen tehtävien hallinnan tiedot, lähdekoodit, sovelluksen dokumentaatio, sovelluksiin liittyvät virhehavainnot, sovelluskehityksen ohjeet, tekniset suunnitelmat, testitapaukset ja -tulokset, vaatimukset ja vaatimusmäärittelyt
Tietojärjestelmät: GitHub (HY), Github (Kansalliskirjasto), Github (OPA), GOGS-versionhallintaohjelmisto, Graveyard (Kansalliskirjasto), version.helsinki.fi, JIRA, M365: Teams, Slack - pikaviestin (Kansalliskirjasto), Slack - pikaviestin (Ohtu), Slack - pikaviestin (Tike-yhteinen), Trello, P-asema (verkkolevy), Confluence wiki, Flamma-intranetin työryhmät, Kiwi.fi -wikialusta (Kansalliskirjasto), Hylly, kaappi tai kassakaappi, Design system, XWiki
Taloussuunnittelu ja -analyysin tietovaranto sisältää budjetointi-, ennustamis- ja analyysiprosessien tuottamat tiedot, jotka tukevat yliopiston taloudellista tilaa ja strategiaa.
Tietoaineistot: talouden toteumatiedot, talousennusteet ja budjetit
Tietojärjestelmät: SAP projektinhallinta, SAP Talous, SAP työajankohdennus, P-asema (verkkolevy), SAP budjetointi (BPC)
Tapahtumien hallinnan tietovaranto sisältää yliopiston eri tapahtumatyyppeihin liittyvät tietoaineistot. Tietoaineistot on ryhmitelty siten, että jokaisella tapahtumalla on mm. ohjelma, osallistujatiedot, budjetti, palaute.
Tietoaineistot: tapahtuman aineistot: alumnitapahtuma, tapahtuman aineistot: konferenssi, tapahtuman aineistot: promootiot, tapahtuman aineistot: sidosryhmätapahtuma, tapahtuman aineistot: valmistujaisjuhlat, tapahtuman aineistot: yksikön tilaisuus, tapahtuman aineistot: yliopistotason tapahtuma, tapahtuman budjetti: alumnitapahtuma, tapahtuman budjetti: avoin yleisötilaisuus, tapahtuman budjetti: konferenssi, tapahtuman budjetti: promootiot, tapahtuman budjetti: sidostyhmätapahtuma, tapahtuman budjetti: valmistujaisjuhlat, tapahtuman budjetti: väitöstilaisuudet, tapahtuman budjetti: yksikön tilaisuus, tapahtuman järjestämisen tiedot: avoin yleisötilaisuus, tapahtuman järjestämisen tiedot: konferenssi, tapahtuman osallistujat: alumnitapahtuma, tapahtuman osallistujat: avoin yleisötilaisuus, tapahtuman osallistujat: konferenssi, tapahtuman osallistujat: promootiot, tapahtuman osallistujat: sidosryhmätapahtuma, tapahtuman osallistujat: valmistujaisjuhlat, tapahtuman osallistujat: yksikön tilaisuus, tapahtuman osallistujat: yliopistotason tapahtuma, tapahtuman osallistumismaksu: promootiot, tapahtuman osallistumismaksut: konferenssi, tapahtuman palautteet: alumnitapahtuma , tapahtuman palautteet: avoin yleisötilaisuus, tapahtuman palautteet: konferenssi, tapahtuman palautteet: promootiot, tapahtuman palautteet: sidosryhmätapahtuma, tapahtuman palautteet: yksikön tilaisuus, tapahtuman palautteet: yliopistotason tapahtuma, tapahtuman perustiedot: alumnitapahtuma, tapahtuman perustiedot: konferenssi, tapahtuman perustiedot: promootiot, tapahtuman perustiedot: sidosryhmätapahtuma, tapahtuman perustiedot: valmistujaisjuhlat, tapahtuman perustiedot: väitöstilaisuudet, tapahtuman perustiedot: yksikön tilaisuus, tapahtuman perustiedot: yliopistotason tapahtuma
Tietojärjestelmät: Alumni Hub, Liferay - Flamma, Luomuksen Sharepoint, Opencast eli Unituben taustajärjestelmä, P-asema (verkkolevy), YouTube, E-lomake, Riihi-asianhallintajärjestelmä, Siilo sähköinen arkisto, Icareus - striimaussovellus, Drupal - julkinen verkkosivusto, SAP budjetointi (BPC), SAP Talous, Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Mailchimp-uutiskirjealusta, Optime, Hailer - konferenssien järjestämisen tukijärjestelmä, Facebook, Ceepos verkkomaksuratkaisu, Lyyti - tapahtumanhallintajärjestelmä, M365: Forms, Flamma-intranetin työryhmät, M365: Teams, Plandisc - suunnittelutyökalu, Salesforce, Zoom (FUNET Miitti)
Tietopalvelutietovaranto sisältää yliopiston tietopalveluiden toteuttamista koskevat tiedot ja asiakirjat: Asiakkaalle tietopalvelun kautta välitettävät tiedot ja asiakirjat kuvataan aiheenmukaisissa kyvykkyyksissä.
Tietoaineistot: julkisuuslain mukaista tietopalvelua koskevat asiakirjat
Tietojärjestelmät: Efecte-palvelunhallintajärjestelmä, Riihi-asianhallintajärjestelmä
Ulkoalueiden hoitoon, liukkauden torjuntaan ja kattolumien hoitoon liittyvät tiedot.
Tietoaineistot: kattolumien hoito, liukkauden torjunta, ulkoalueiden hoito
Tietojärjestelmät: Huoltokirja/ Granlund Manager, GS Group Finland oy, SAP Laiterekisteri
Yliopiston strategian toimeenpanoa ja toiminnan seurantaa koskevat tiedot (osa asiakirjoista on salassa pidettäviä, JulkL 24 § 17 k).
Tietoaineistot: OKM-sopimus, strategiaa ja toimeenpanosuunnitelmia tarkentavat suunnitelmat, strategian seurannat ja arvioinnit, yliopiston strategiset suunnitelmat, yliopiston toimeenpanosuunnitelmat, yliopiston toimintakertomukset
Tietojärjestelmät: Riihi-asianhallintajärjestelmä, Flamma-intranetin työryhmät, M365: OneDrive, P-asema (verkkolevy), Suunta, Clausion FPM, Drupal - julkinen verkkosivusto, Rapo, SAP Talous
Yliopistolla on kolme päätehtävää: Tieteellinen tutkimus, tutkimukseen perustuva opetus, sekä yhteiskunnallinen vuorovaikutus.
Toiminta jakaantuu 11 tiedekuntaan ja yhdeksään erillislaitokseen. Lisäksi Helsingin yliopistolla on valtakunnallisia erityistehtäviä kuten Kuluttajatutkimuskeskuksen ja yliopistollisen eläinsairaalan toiminta, Suomessa harvinaisten kielten opetus sekä ruotsinkielinen yhteiskuntatieteiden opetus. Valtakunnallisista erityistehtävistä kansallisen julkaisuperinnön säilyttäminen tapahtuu Kansalliskirjastossa, joka on yliopiston erillislaitos. Luonnontieteellinen keskusmuseo puolestaan vastaa luonnontieteellisestä kansalliskokoelmasta samoin erillislaitoksena. Lisäksi yliopiston osana tai työyhteydessä toimii useita erilaisia tutkimusyksiköitä ja kaksi harjoittelukoulua.
Lue lisää yliopiston tiedekunnista ja yksiköistä.
Lue lisää yliopiston erityistehtävistä.
Näissä tehtävissä syntyvät tietovarantomme, ja asiakirjojen tietosisältö kuvastaa tiedekuntiemme toimintaa ja prosessejamme.
Helsingin yliopisto on Suomen vanhin yliopisto, joka perustettiin Kuningatar Kristiinan hallitsijakaudella Turkuun 26.3.1640. Olemme palvelleet suomalaista yhteiskuntaa osana Ruotsin ja Venäjän valtakuntaa ja edelleen Suomen itsenäisyyden aikana, ja nimi ja sijainti ovat muuttuneet vuosien kuluessa. Yliopiston historia jakaantuu kolmeen päävaiheeseen:
Kuninkaallinen Turun Akatemia oli yksi Ruotsin suurvaltakauden neljästä valtakunnallisesta yliopistosta.
Kun Suomi liitettiin Venäjän valtakuntaan vuonna 1809, yliopiston nimeksi tuli Keisarillinen Turun Akatemia. Helsinkiin yliopisto siirrettiin vuonna 1828, ja samalla sen nimi muutettiin Suomen Keisarilliseksi Aleksanterin Yliopistoksi.
Kolmas historian vaihe alkoi Suomen itsenäistyessä. Yliopiston nimi muutettiin Helsingin yliopistoksi 1919.
Lue lisää Helsingin yliopiston historiasta.
Yliopiston arkistoon ja tietojärjestelmiin on karttunut asiakirjoja ja tietoa koko sen lähes 400-vuotisen historian ajalta.
Voit tutustua arkistojen sisältöihin arkistoluetteloiden avulla Arkki 1640 -tietokannassa, jossa voit myös tehdä luetteloituja asiakirjoja koskevan tietopyynnön. Tarvitsemaansa arkistokokonaisuutta voi etsiä selaamalla arkistojen nimilistaa. Haku-toiminnolla tietoa voi hakea esimerkiksi vapaatekstihaulla tai arkiston nimen tai hallinnonalan mukaan.
Asiakirjoja siirretään yksiköistä yliopiston arkistoon noin 5-10 vuoden välein. Siirtotiheyteen vaikuttavat esimerkiksi tilakysymykset ja organisaatiomuutokset. Siksi osa vuosien 2010-2021 asiakirjoista on vielä arkistoimatta niitä käsittelevissä yksiköissä. Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa Arkki 1640 -tietokannasta, lähetä tietopyyntösi arkiston ja kirjaamon sähköpostiosoitteeseen hy-arkki@helsinki.fi tai soita numeroon 02941 22390.
Yliopiston sähköinen asiakirjahallinta alkoi, kun Notes-diaari otettiin käyttöön 1995, ja sitä uudistettiin ja käyttöä laajennettiin vuonna 2003. Lisäksi sopimuksia alettiin rekisteröidä Sopimusrekisteriin vuonna 2006. Sopimuksia voi hakea rekisteristä esimerkiksi aiheen ja sopijapuolen mukaan.
Hallinnon sähköinen arkisto HASA puolestaan saatiin käyttöön vuonna 2011. Sittemmin sen tiedot, mukaan lukien Notes-diaari on siirretty vuodesta 2017 käytössä olleeseen sähköiseen arkistoon Siiloon. Tietoja voi selata Siilossa arkistokokonaisuuksittain ja asiakirjoja voi hakea vapaasanahaulla ja aineistokohtaisesti indeksoitujen metatietojen avulla.
Asiakirjojen rekisteröinti yliopiston nykyiseen asianhallintajärjestelmään Riiheen aloitettiin lokakuussa 2016. Tietoja voi hakea järjestelmästä esimerkiksi aiheen, tehtäväluokan tai vireilletuloajan mukaan. Lähetä asianhallintajärjestelmään rekisteröityjä julkisia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kirjaamon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@helsinki.fi tai soita 02941 22222.
Kysyttävää? Ota yhteyttä arkiston ja kirjaamon tiimiin, osoitteeseen kirjaamo@helsinki.fi tai puhelimitse, 02941 22222.
Tietosuojalainsäädännön mukaiset henkilötietojen tarkistuspyynnöt: Katso ohjeet täältä.