Tietosuoja

Läs detta meddelande på svenska
Read this message in English

Tietosuojailmoitus henkilötietojen käsittelystä Re:Urbia-tutkimuksessa

Re:Urbia-tutkimuksessa käytetään aineistona henkilötietoja. Tämän selosteen tarkoitus on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.

Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto
Osoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

2. Yhteyshenkilö ja vastuullinen tutkija

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:

apulaisprofessori Venla Bernelius
PL 4 (Yliopistonkatu 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puh. +358415307369, +358504154865
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)helsinki.fi

Vastuullinen tutkija: Venla Bernelius

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

4. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään ympäristöministeriön rahoittaman Lähiöohjelman tieteellisessä tutkimushankkeessa.

Tutkimushankkeessa tarkastellaan lähiöiden nykytilaa ja kehittämispotentiaalia. Samalla luodaan yhdessä hankkeen kumppanikuntien, ohjausryhmän ja laajemman yhteistyöverkoston kanssa visio siitä, mihin lähiöiden tulevalla kehittämisellä tähdätään. Henkilötietojen käsittely pohjautuu tämän tavoitteen ja tutkimushankkeen suorittamisen edistämiseen. Tiedoilla tehdään analyysia lähiöistä ja niiden ympäröivistä alueista.

5. Mitä tietoja tutkimusaineisto sisältää

Tutkimuksessa kerätään tutkimusainestoa kahdella tavalla:

  1. kyselylomakkeella ja
  2. vastanneille vapaaehtoisella haastattelulla.

Kyselylomakkeessa ja haastattelussa kerääntyvä tutkimusaineisto saattaa sisältää henkilötietoja (nimi, osoite, syntymävuosi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) jos vastaaja ne antaa. Tämän lisäksi kyselylomakkeessa henkilö saa vapaaehtoisesti vastata kysymyskategorioihin.

Näihin kategorioihin kuuluu kysymyksiä henkilön asuinympäristöstä, päivittäisten palvelujen ja toimintojen sijainnista, sosiaalisista suhteista asuinalueella, Sosiaalisten vuorovaikutusten paikoista asuinalueella, henkilön lasten käymän koulun sijainnista ja kysymyksiä itse koulusta, käsityksiä asuinalueesta, henkilön muuttohalukkuudesta ja myös taustakysymyksiä.

6. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Henkilötietoja kerätään tutkimuksessa ainoastaan suoraan tutkimukseen osallistuvalta, postissa lähetettävällä kyselylomakkeelta sekä halukkaiden vastaajien kanssa suoritetusta haastattelusta.

Tutkittavalla ei ole minkäänlaista velvollisuutta osallistua itse kyselyyn tai sen jälkeiseen haastatteluun.

7. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa käsitellään vastaajan terveystietoja, jotka ovat tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiin henkilötietoryhmiin (eli arkaluonteisiin henkilötietoihin) kuuluvia tietoja.

Arkaluontoisten tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten) sekä tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tieteellistä tutkimusta varten tehtävään tietojen käsittelyyn).

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsitelly perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (tieteellinen tutkimus) (tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 3 kohta).

9. Tietojen vastaanottajat

Tutkimusaineistoa voidaan luovuttaa tutkimusryhmän ulkopuolelle tutkimusavustajille aineiston tallentamista tai muuta käsittelyä varten. Aineisto on aina pseudonymisoitua. Tarvittaessa henkilöiden kanssa tehdään käyttö- ja tietosuojasopimus.

Tietosuojailmoituksen laatimishetkellä tiedossa olevat vastaanottajat:

  • KS-Konsultointi (Mailco Oy) toimii hankkeessa kyselylomakkeen toteuttajana. Heillä on pääsy kyselylomakkeen vastauksiin ja vastaajien henkilötietoihin joita tarvitaan kyselylomakkeen personointia, painoa, postitusta, sekä kyselyvastausten käsittelyn ja tallennusta varten.
  • Promail Oy alihankkijana toteuttaa kyselylomakkeen postituksen ja käsittelee vastaajien nimi- ja osoitetietoja.

10. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automatisoitu päätöksenteko

Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla on merkittävä vaikutus tutkittaviin.

12. Henkilötietojen suojaus

Tutkimusaineistoon sisältyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään suojattuna niin, että ainoastaan niitä tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja.

Helsingin yliopisto rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajatahoilta.

Manuaalista (esim. paperimuodossa tai muuten aineellisessa muodossa) olevaa aineistoa suojataan lukituissa kaapeissa johon on pääsy ainoastaan vastuulisella tutkijalla (Venla Bernelius).

Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa ja säilytetään erillään analysoitavasta tutkimusaineistosta.

13. Henkilötietojen käsittelyn kesto tässä tutkimuksessa

Henkilötietojä säilytetään tarvittava aika, jotta Helsingin yliopisto voi täyttää tässä ilmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset jonka jälkeen tutkimusaineisto arkistoidaan ilman tunnistetietoja.

14. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusaineisto säilytetään tämän tutkimuksen tulosten luotettavuuden arvioimista varten ilman suoria tunnistetietoja.

Tutkimusaineisto säilytetään myös myöhempää, yhteensopivaa tieteellistä tutkimusta varten tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti ja ilman suoria tunnistetietoja.

Tutkimusaineiston säilytys perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b ja e alakohtiin.

Ennen uutta tutkimuskäyttöä rekisterinpitäjä varmistaa, että uusi tutkimuskäyttö on yhteensopivaa aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa asetuksen vaatimusten mukaisesti. Tutkimusaineiston uudesta tutkimuskäytöstä lähetetään rekisteröidyille uusi tietosuojailmoitus, paitsi jos rekisterinpitäjä ei enää pysty tunnistamaan rekisteröityjä tutkimusaineistosta.

Uudesta tutkimuksesta ei voida lähettää ilmoitusta rekisteröidylle myöskään silloin, jos tietojen toimittaminen olisi mahdotonta tai kohtuuttoman vaivalloista tai jos se estäisi tai vaikeuttaisi suuresti tutkimustarkoitusten saavuttamista (tietosuoja-asetuksen 14 artiklan 5 kohdan b alakohta).

Missä aineistoa säilytetään ja kuinka kauan: Osa tutkimusainestosta lähetetään Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon (FSD) arkistoitavaksi pysyvästi. Tutkimusainestosta on tällöin jo poistettu kaikki tunnistetiedot ja on anonymisoitu täysin.

15. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Oikeuksien soveltuminen

Jos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröidy anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

Oikeuksista poikkeaminen

Tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki mahdollistavat tietyistä rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista.

Tarvetta poiketa rekisteröidyn oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti. 

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi