Vinkit tapahtuman järjestämiseen Tiedekulmassa

Olemme koonneet tälle sivulle tärkeitä asioita tilaisuutesi järjestelyiden tueksi. Jos järjestät tapahtumasi Stagella, tutustu myös Stagen ohjeisiin.

Tiedekulma on kaikille avoin tieteen ja kaupunkilaisten kohtaamispaikka. Tiedekulmassa järjestettävät tilaisuudet ja tapahtumat ovat kaikille avoimia. Tiedekulman 1. kerroksessa voi järjestää tapahtumia maanantaista perjantaihin määrätyissä kahden tunnin aikaväleissä klo 9–11, 13–15 ja 17–19. Tiedekulman 2. kerroksessa voi järjestää kolmen tunnin tapahtumia asiakaspalveluaikojen puitteissa arkisin klo 9–19.30 välillä ja lauantaisin 13–17.30 välillä.

Tiedekulman osoite on Yliopistonkatu 4, 00100 Helsinki. Katso Tiedekulman saapumisohjeet. Esteetön sisäänkäynti on Fabianinkadun ja Yliopistonkadun kulmassa. 2. kerrokseen pääsee hissillä. Tiedekulmassa ei ole tilaisuuden järjestäjille varattuja autopaikkoja.

Tilojen varaukseen liittyvät varausehdot näet tästä. Huomioi tilaisuutta suunnitellessa tilan käyttösäännöt ja turvallisuus.

Käytännön kysymyksissä tapahtuman aikana sinua auttavat Tiedekulman hostit: host@tiedekulma.fi tai 050 311 9811. 

Tiedekulman studiomestari auttaa kaikissa AV-tekniikkaan liittyvissä kysymyksissä: studiomestari@tiedekulma.fi tai 040 548 4141.

Ilmoitathan Tiedekulmaan välittömästi, mikäli tapahtuma peruuntuu.

  • Tutustu Tiedekulman tiloihin ja tekniseen varusteluun. Huomioithan, että Tiedekulmassa on kolme eri tapahtumatilaa, joissa on eri varustelut.
  • Ohjeista esiintyjiä saapumaan paikalle hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkua. Saavuthan myös itse ajoissa paikalle, jotta tilaisuutesi pääsee alkamaan ajallaan!
  • Tiedekulma on kaikille avoin tila, joten älä jätä tavaroitasi vartioimatta. Tiedekulman alakerrassa on lukolliset säilytyskaapit pieniin säilytystarpeisiin.

Tilojen kalustus

  • Tiedekulman tapahtumatiloissa on pääsääntöisesti workshop- tai kahvilakalustus. Tämän lisäksi tiloihin voi tarvittaessa lisätä tuolirivejä. Kalustus tulee suunnitella Tiedekulman olemassa olevat kalusteet huomioiden, sillä varastointitiloja ei ole.
  • Tilaisuuden valmisteluun ja purkuun varataan pääsääntöisesti tunti, joka huomioidaan varauksen kokonaispituudessa. Kun valmistelet tilaisuutta paikan päällä, ota huomioon muut Tiedekulmassa järjestettävät tilaisuudet ja Tiedekulman kävijät.

Tekniikka

  • Tiedekulman henkilökunta hoitaa Stagen tilaisuuksien tekniikkaa. Stagen palveluun kuuluu halutessa yksikamerastriimaus. Lue lisää Stagesta tapahtumapaikkana ja Stagen tekniikasta.
  • Fönsterissä ja Think Loungessa Tiedekulman henkilökunta auttaa tarvittaessa tekniikan kanssa. Muistathan tuoda esityksiä varten oman kannettavan tietokoneen.
  • Tiedekulman kaikissa tiloissa on avoin Wi-Fi. Käyttäjätunnuksen ja salasanan saat paikan päältä.
  • Kerro tilaisuuden yhteydessä, kenen järjestämä tilaisuus on (materiaaleissa ja tilaisuuden alkaessa).
  • Musiikin soittaminen: Jos tilaisuudessa soitetaan tallennettua taustamusiikkia (radiosta, televisiosta, äänilevyltä, tietokoneelta tai striimaus-palvelusta) tai elävää musiikkia, muista huolehtia musiikkiluvista. Luvat haetaan Teoston tapahtuma-asiakaspalvelusta tapahtumat@teosto.fi. Lisätietoja löydät osoitteesta musiikkiluvat.fi.
  • Elokuvan esittäminen: Elokuvan julkinen esittäminen tarvitsee aina luvan. Lisätietoja löydät osoitteesta apfi.fi.
  • Kuvat esityksissä: Muista käyttää esityksissä vain sellaisia kuvia, joihin sinulla on täydet kuvaoikeudet. Internetistä otettu kuva, johon on liitetty linkki, ei anna vielä lupaa käyttää kuvaa. Varminta on käyttää itse ottamiasi kuvia tai tuntemasi henkilön ottamia kuvia, joiden käyttöön olet saanut luvan. Helsingin yliopistolaiset voivat käyttää kuvia Uni Material Bankista. Voit myös käyttää CC0-kuvia, joita löydät ilmaisista kuvapankeista kuten Pexels tai Pixabay.
  • Jos järjestät tapahtumasi Stagella, tutustu erilliseen esitysohjeeseen.
  • Tiedekulma Cafen palveluntarjoaja on Fazer. Tiedekulma Cafe palvelee kaikille avoimena pistäytymispaikkana ja Tiedekulman tapahtuma- ja kokoustarjoilujen tuottajana. Omien tarjoiluiden tuominen Tiedekulmaan on kielletty.
  • Kysy lisää Tiedekulma Cafen tarjonnasta tai tilaa tarjoilut ennakkoon: tiedekulma@fazerfoodco.fi.
  • Tilaukset tulee vahvistaa viimeistään 7 vrk ennen tilaisuutta. Poikkeuksena yli 100 henkilön tapahtumat, jotka tulee vahvistaa kaksi viikkoa ennen tilaisuutta.
  • Katso Tiedekulma Cafen aukioloajat.  Erikseen sovittaessa Tiedekulma Cafe palvelee tapahtumissa myös aukioloaikojen ulkopuolella.
  • Huolehdi, että tila jää käytön jälkeen samaan kuntoon kuin se oli ennen tilaisuutta.
  • Tiedekulma ei vastaa tilaan jätetyistä tavaroista.
  • Tilavuokra sisältää perussiivouksen. Jos perussiivouksen lisäksi tiloissa tarvitaan erikoissiivousta, veloitamme siitä siivouskulujen mukaan. Tiedekulman henkilökunta osoittaa tarvittaessa roskille ja kierrätysjätteille asianmukaiset paikat.