Efecte ITSM -järjestelmän tietosuojailmoitus

Laatimispäivä 14.8.2015
Muokattu 23.7.2020

Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto
Tietotekniikkakeskus
PL 28 (Koetilantie 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)
 

Rekisteriasioita hoitava henkilö
Vastuuhenkilö: Tommi Ekholm, p. 02941 911
Yhteyshenkilö: Tommi Ekholm, p. 02941 911

Rekisterin nimi
Efecte ITSM -järjestelmän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
ITS -järjestelmän asiakasrekisterissä säilytetään yliopistolaisten henkilö- ja yhteystietoja asiakaspalvelupyyntöjen käsittelyn ja ratkaisun helpottamiseksi.

Asiakasrekisterin tietosisältö
Rekisteri muodostuu yliopistolaisten sekä muiden ITSM–järjestelmää käyttävien (siihen yhteyttä ottavien) henkilöiden henkilö- ja yhteystiedoista sekä tukipyynnöistä ja niiden ratkaisuista.

Käyttäjien perustiedot:

- henkilön nimi
- sähköpostiosoite
- käyttäjätunnus
- käyttäjätunnuksen päivämäärä
- asiointikieli
- opiskelijanumero
- henkilönumero
- suhde yliopistoon: henkilökunta, opiskelija, muu
- työsuhteen päättymispäivämäärä
- läsnäolon päättymispäivämäärä
- tiedekunta ja laitos
- työosoite
- työpuhelinnumero
-sijoitusyksikkö

Yliopiston ulkopuolisista käyttäjistä tallennetaan tarvittaessa henkilön nimi sekä henkilön antama sähköpostiosoite.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilyttäminen
Säilytysaika riippuu käsiteltävästä asiasta ja käsittelevästä yksiköstä

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö- ja yhteystiedot saadaan Helsingin yliopiston keskitetystä tietovarastosta, johon ITSM-järjestelmässä käytettävät tiedot tulevat
- Helsingin yliopiston käyttäjätunnusrekisteristeristä
- Helsingin yliopiston SAP HR -järjestelmästä ja Helsingin yliopiston puhelinluettelosta (henkilökunnan henkilö- ja yhteystiedot)
- OODI:sta (opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
ITSM-järjestelmän asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta muille tahoille tai muihin järjestelmiin. Rekisterin sisällöstä tehdään toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi raportteja, joista yksittäistä henkilö ei kuitenkaan voi tunnistaa.

Tietojen suojaus
- Tiedot säilytetään Helsingin yliopiston palvelimella lukitussa konesalissa, johon on rajatut pääsyoikeudet
- Järjestelmän käyttöoikeudet on rajattu erikseen nimetyille henkilöille, jotka käsittelevät ja ratkaisevat tukipyyntöjä tai ylläpitävät ITSM-järjestelmää.
- Ohjelman ja asiakasrekisterin sisältävän tietokannan välinen yhteys on suojattu.

Tietojen tarkastusoikeus
Lisätietoja https://www.helsinki.fi/fi/it/tietoturva-ja-kayttosaannot/henkilotietojen-kasittely-ja-tietosuojailmoitus kohdassa ”Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietotekniikkakeskus P L 28 (Koetilantie 3), 00014 Helsingin yliopisto
Puhelin 02941 911, faksi 02941 56990, www.helsinki.fi/yliopisto

IT-center PB 26 (Försökgårdsvägen 3), FI-00014 Helsingfors universitet
Telefon 02941 911, fax 02941 56990, www.helsinki.fi/universitetet

IT Center P.O. Box 28 (Koetilantie 3), FI-00014 University of Helsinki
Telephone 02941 911, fax 02941 56990, www.helsinki.fi/university